نموذج لائحـه الـمالـيه

• الباب الأول أحكام ومفاهيم عامة 3
• الباب الثانى حسابات وتعاملات البنوك 12
• الباب الثالث الصرف والتحصيل 19
• الباب الرابع السجلات والمستندات المالية 22
• الباب الخامس الدفاتر ذات القيمة 24
• الباب السادس نظام الأجور والحوافز والإضافى وإستقطاعات الضرائب والتأمينات 27
• الباب السابع المهام والإختصاصات لأجهزة الجمعية ومراقب الحسابات 32
• الباب الثامن لائحة بدل السفر والإقامة ومصروفات الإنتقال 37
• الباب التاسع المخالفات المالية 40
الجزء الثانى الـلائحـه الـمالـيه
• أولا المستندات 41
• ثانيا المجموعة الدفترية وطريقة التسجيل فيها 45
• ثالثا إجراءات الضبط والرقابة الداخلية 60
• رابعا الموازنه التقديريه وتقدير الإيرادات والمصروفات 73
• خامسا مصادر التمويل 76
سادسا المساهمات العينيه 86

الباب الأول : أحكام ومفاهيم عامة

مادة (1) مصادر التنظيم المالى والإدارى :-
1. القانون 110 لسنة 1975 باصدارقانون التعاون الإنتاجى
2. والقرار رقم 33 لسنة 1976 بتحديد القواعد الواجب مراعاتها فى إعداد النظام الداخلى للجمعيات التعاونية الإنتاجية والقرارات المعدلة .
3. القانون رقم 89 لسنة 1998بشأن تنظيم المناقصات و المزايدات
4. القانون 47 لسنة 1978 الخاص بنظام العاملين المدنيين بالدوله ولائحته التنفيذية
5. القرارات الوزارية للعمل الخاصه بالعاملين بالدوله
6. القواعد والنظم المالية والحسابية المعمول بها أو العرف السائد.
7. النظم المالية والإدارية النموذجية الاسترشادية التى تنظم أعمال الجمعيات وفقا لطبيعة نشاطها وحجمها مثل اللائحة المالية الحكومية – لائحة المخازن والمشتريات – لائحة المكافآت وبدلات السفر .


مادة (2) اللائحة
تسمى هذه اللائحة باللائحة المالية، وتنظم أحكام الشئون المالية والمحاسبية بالجمعية.
مادة (3) نطاق التطبيق
تطبق أحكام هذه اللائحة على كافة الوحدات الإدارية التى تضمنها الهيكل التنظيمى للجمعية وتسرى أحكام هذه اللائحة على كافة المعاملات المالية للجمعية وكل ما يتعلق بأموالها وتعتبر الأحكام الواردة فى اللوائح الأخرى للجمعية مكملة لهذه اللائحة وتسرى أحكامlالقوانين السارية فيما لم يرد به نص بهذه اللائحة.
مادة (4) سلطة التعديل أو الإلغاء أو الاستثناء
يكون لمجلس الإدارة سلطة تعديل أو إلغاء أى من أحد أحكام هذه اللائحة وله الحق في إصدار القرارات المتعلقة بتنفيذها.
مادة (5) مسئولية تنفيذ ومراقبة أحكام اللائحة
تقع مسئولية تنفيذ ومراقبة أحكام هذه اللائحة على المسئولين بالجمعية على اختلاف درجاتهم كل فيما يخصه ويكون لامين الصندوق مراقبة القواعد المالية المنصوص عليها فيها.
مادة (6) مخالفة أحكام هذه اللائحة
أي مخالفة مالية يسرى في شأن تحقيقها وتوقيع العقوبة عنها أحكام لائحة جزاءات الجمعية.
مادة (7) أهداف اللائحة المالية
تهدف اللائحة المالية إلي تحقيق الأهداف الآتية:
1. تحديد القواعد والأحكام المالية في وثيقة معتمدة لتكون مرجعا لأداء الأعمال المالية وأداة للحكم على مدى تحقيق الأهداف المطلوبة.
2. تحقيق الالتزام بالقواعد والأحكام المالية التى تحقق أهداف الجمعية والجهات الرقابية.
3. الرقابة المالية قبل الصرف للتحقق من الالتزام بإتباع الإجراءات والقواعد المالية المقررة تحقيقا لأهداف وسياسات الجمعية.
4. الرقابة علي تحقيق الإيرادات المخططة بموازنة الجمعية ومتابعة تحصيلها.
5. توافر وسيلة لتوحيد الإجراءات المالية المتبعة وتنظيمها لاستبعاد أثر الاجتهاد الشخصى في أداء الأعمال المالية.


مادة (8) تعريفات عامة
تكون للمسميات والعبارات الواردة في هذه اللائحة المعانى الموضحة أمامها ما لم يرد نص يخالفها أو يدل سياق النص على معنى آخر.
1- اللائحة المالية:
إحدى اللوائح التنفيذية الصادرة لأحكام كيفية تنفيذ المعاملات ذات الأثر المالي داخل وحدات الهيكل التنظيمى للجمعية وتتكون اللائحة من أحكام لتنظيم إجراءات العمل المالية والمحاسبية.
2- صاحب السلطة:
مجلس الإدارة هو السلطة المهيمنة على شئون الجمعية ويتولى رسم السياسة العامة لإدارتها والتخطيط لأنشطتها أو من يفوضه مجلس الإدارة طبقا للحدود الموضحة بلائحة السلطات والصلاحيات المالية بالجمعية.
3- السنة المالية:
تبدأ السنة المالية للجمعية فى أول يناير وتنتهى فى أخر ديسمبرمن كل سنة على أن تشمل السنة المالية الأولى المدة التى تبدأ من تاريخ تأسيس الجمعية حتى آخر ديسمبر من السنة التالية.
4- الموازنات التخطيطية:
أداة للتخطيط والمراقبة وتعبر عن التقديرات المالية المخططة عن سنة مالية ، وتشمل تقديرات الإيرادات المتوقع تحقيقها، وتقديرات المصروفات الجارية لنشاط الجمعية، كما تشمل تقديرات الانفاق الرأسمالي وتكلفة النشاط المخطط إنجازه بما يسمح بإظهار نتيجة النشاط المستهدفة عن سنة مالية مقبلة والمركز المالي في نهايتها ويقوم مجلس الإدارة بعرضها على الجمعية العمومية لاعتمادها.
5- قائمة التدفقات النقدية:
قائمة يتم إعدادها كجزء متمم للقوائم المالية لكل فترة تعد عنها تلك القوائم للتعرف على الأسلوب والكيفية التي تعتمد عليها الجمعية في الحصول على واستخدام النقدية وما في حكمها حيث تبين قدرة المنشأة على توليد النقدية من أنشطة التشغيل الرئيسية وأنشطة الاستثمار والتمويل.
6- اللجان الدائمة:
هي اللجان التي تشكل بقرار من مجلس إدارة الجمعية ويسند إليها القيام بمهمة محددة أو لإجراء بحوث أو التوصية أو البت في مسائل لها طابع الاستمرار وتتصل بطبيعة الأعمال والتصرفات المحققة لرسالة الجمعية.
7- اللجان المؤقتة:
لجان يصدر بتشكيلها قرار من مجلس إدارة الجمعية لدراسة موضوعات أو مسائل بعينها تحدد في قرار تشكيلها، وينتهي عمل اللجنة بمجرد تقديم تقريرها واعتماده من السلطة المختصة.
8- السلفة المستديمة:
مبلغ نقدي تتحدد قيمته فى ضوء النشاط بالجمعية يتم صرفه إلى حامل السلفة بموافقة مجلس إدارة الجمعية للصرف منه على أوجه الصرف المعتمدة طبقا لأحكام هذه اللائحة.
9- السلفة المؤقتة:
مبلغ نقدي يتم صرفه إلى حامل السلفة بموافقة مجلس إدارة الجمعية للصرف منه على غرض أو أغراض معينة ولمدة محددة، وتتحدد قيمته في حدود الغرض المبين في طلب السلفة ويتم تسويتها فور انتهاء الغرض الذى صرفت من أجله.
10- حامل السلفة:
الموظف المسئول عن حفظ السلفة بعهدته والصرف منها وفقا للضوابط والإجراءات المالية المقررة في هذا الشأن مؤيدة بمستندات الصرف.
11- حساب الإيرادات والمصروفات:
الموظف حساباً عن الإيرادات والمصروفات السنوية طبقاً لأساس الاستحقاق الذى يقضى بتحميل كل سنة مالية بمصروفاتها والتزاماتها الفعلية سواء سددت أو لم تسدد ، كما يجب تسجيل الإيرادات عند استحقاقها سواء حصلت أم لم تحصل فى سنة الاستحقاق .
12- حساب المقبوضات والمدفوعات :
حساب عن المقبوضات والمدفوعات السنوية طبقاً للأساس النقدى الذى يقضى بإظهار المقبوضات التى حصلت فعلاً والمدفوعات التى تم سدادها فعلاً خلال السنة أيا كانت سنة استحقاقها .
13- السلطة المختصة بالاعتماد ( مجلس إدارة الجمعية):
المستوى الإدارى المسئول عن اعتماد الصرف من أموال الجمعية طبقا لنشأة الاحتياج الفعلي أو الغرض من الانفاق ووفقا للحدود الواردة بلائحة السلطات والصلاحيات المالية ولرئيس مجلس الإدارة أو من يفوضه سلطة البت فيما لم يرد في شأنه نص خاص فى هذه اللائحة وذلك فى ضوء النظام الأساسى للجمعية وكذلك إصدار القرارات والتعليمات التنفيذية.
14- الشيك المصرفى :
شيك صادر من أحد البنوك المعترف بها يحمل توقيع المفوضين بالتوقيع عن البنك .
15- الشيك المعتمد ( مقبول الدفع ) :
شيك يوقعه الساحب ويعتمده المفوضين بالتوقيع على الشيكات بقبول سداد قيمته فور تقديمه للبنك للدفع .
مادة (9) الموازنة التخطيطية
موازنة تقديرية (مشروع الموازنة) عن سنة مالية مقبلة مبين بها الإيرادات المنتظر تحقيقها والمصروفات المتوقع صرفها خلال السنة المالية ، لتحقيق أهداف محددة خلال السنة المالية ويتم عمل موازنة تقديرية تفصيلية تعبر عن البرنامج المالى لأنشطة الجمعية ، وبعد مناقشتها وإقرارها من مجلس الإدارة لعرضها على الجمعية العمومية العادية.
مادة (10) الحسابات الختامية والميزانية العمومية
• يتم اعداد الحسابات الختامية طبقا للقواعد والأصول المتبعة فى النظم المحاسبية وما يقضى به القانون 110 لسنة 1975 والقرارات المنفذة له .
• تعد قائمة الميزانية العمومية فى نهاية السنة المالية وقائمة الإيرادات والمصروفات ( قائمة الدخل ) مبوبا حسب أوجه النشاط وقائمة المقبوضات والمدفوعات وحساب للتشغيل فى حالة وجود أنشطة تستلزم ذلك.
• ويراعى عند إعدادها أن تعد وفقا لقواعد التكلفة التاريخية أى بالتكلفة وقت الشراء أو أداء الخدمة .
• وعلى أساس الاستحقاق حيث يتم تحميل الفترة المالية بما يخصها من مصروفات سواء دفعت أو لم تدفع وبما يخصها من إيرادات سواء حصلت او لم تحصل .
• يتم عمل ميزانية عمومية وحسابات ختامية لكل حساب على حدة ويتم تجميع هذه الحسابات فى ميزانية واحدة فى نهاية السنة المالية.
• تعرض الميزانية والحسابات الختامية المشار إليها على الجمعية العمومية خلال الأربعة شهور التالية
• لانتهاء السنة المالية أو طبقاً لما يرد فى قانون الجمعيات .
• يتم اعتماد الحسابات الختامية والميزانية من أحد المحاسبين المقيدين بجدول المحاسبين ( بشرط أن يكون من غير أعضاء مجلس الإدارة ) وتخطر بها الإدارة الاجتماعية قبل دعوة الجمعية العمومية فى دور انعقادها العادى بشهر على الأقل .
مادة (11) الأصول الثابتة
هى الأصول الرأسمالية التى تستخدم فى أنشطة الجمعية لأكثر من فترة مالية ويتم حساب
قيمتها بسعر التكلفة مضافاً إليها تكاليف رسوم النقل والتركيب حتى يصبح الأصل صالحاً للاستخدام .
أما الأصول الثابتة التى يتم التبرع بها للجمعية فتحسب قيمتها الرأسمالية بسعر السوق المقرر لها أو
بالسعر المقرر لاستعواضها .


مادة (12) إهلاك الأصول الثابتة
يتم إهلاك الأصول الثابتة ( أثاث – مبانى – آلات – أجهزة ... إلخ) بنظام القسط الثابت وفقاً لمعدلات
سنوية يوضحها مراقب حسابات الجمعية .
مادة (13) أصول التحسينات
هى التحسينات التى تجرى على العقارات المستأجرة ويتم اعتبارها من المصروفات الرأسمالية بمعنى أنها تخص عدة فترات محاسبية ويتم إهلاكها على مدى فترة عقد الإيجار لذلك تعامل معاملة الأصول الثابتة .
مادة (14) القيد المزدوج
يتم استخدام أساس القيد المزدوج عند إجراء كافة العمليات الحسابية بالدفاتر بمعنى أن كل عملية قيد لها طرفا دائن وطرف مدين .
مادة (15) الايرادات وتتضمن :
1. إشتراكات الأعضاء : تقدر على أساس عدد المشتركين والمنتظر إشتراكهم والتحصيل منهم وتسدد الإشتراكات فى بداية كل عام أو شهريا خلال السنة
2. رسوم العضوية : وتدفع مرة واحدة للعضو فى بداية إنضمامة للجمعية .
3. الرسوم مقابل الخدمه التى يتم تأديتها بواسطة الجمعية .
4. الإعانات الحكومية : يتم تقديرها على أساس إعانات دورية وغير دورية.
5. التبرعات والهبات والوصايا: تكون تبرع تلقائى أو ترخيص جمع مال .
6. تمويل الجهات المانحة : وهى المنح المقدمة من الهيئات الأجنبية المانحة لخدمة أنشطة الجمعية .
7. الايرادات الأخرى : وهى الايرادات الناتجة عن إضافة أنشطه إضافيه لخدمات الجمعية .
مادة (16) المصروفات
يتم تقديرها فى الموازنة التقديرية حسب أوجه النشاط وطبيعته وفى ضوء ماتم صرفه خلال السنة المالية السابقة ويتم الصرف من موارد الجمعية طبقاً للأسس والقواعد التى يقررها مجلس طبقا لأوجه الصرف القانونيه دون الإخلال بأحكام القوانين وشروط الجهات المانحة.
مادة (17) تقرير دورى للإيرادات والمصروفات
يعرض على مجلس الإدارة كل ثلاثة أشهر حساب يتضمن بيانات شاملة عن الايرادات والمصروفات يوضح فيها الايرادات التى تم تحصيلها وكذلك ما أنفق خلال تلك المدة والمركز المالى .
مادة (18) تمسك الجمعية دفاتر حسابية منتظمة بحيث تتمشى مع أنشطة الجمعية والأغراض المنشأة لها وتبين فيها بالتفصيل الإيرادات والمصروفات والموجودات والمركز المالى للجمعية ويجب أن تختم صفحات الدفاتر الحسابية بخاتم الجمعية والدولة طبقا لما ورد بالقانون رقم 110 لسنة 1975 والقرارات الوزارية المنفذة له كما يجب وجود خزينه فى الجمعية .
مادة (19) يتم الصرف من حساب الجمعية بموجب شيكات تسحب على البنك المودع به أموالها بإذون صرف طبقا للقواعد التى يصدرها مجلس الإداره .
مادة (20) فى حالة المشتريات يجب الإلتزام بلائحة المشتريات و المخازن و المعتمدة من مجلس الادارة.
مادة (21) تخصص سلفة مستديمة للصرف منها على المصروفات الضرورية والعاجلة ويمكن أن يكون هناك أكثر من سلفة مستديمة فى حالة وجود مشروعات مختلفة بالجمعية وتخصص سلفة لكل مشروع (خاصة إذا كان تمويل المشروع من جهات مختلفة) ،ولمجلس الإدارة أن يرخص بالسلفة المستديمة ومقدارها وأن يعهد بها إلى موظف تتوافر فيه شروط الضمان من غير أمين الصندوق والمدير المالى والمحاسبين .
مادة (22) يتم استعاضة قيمة السلفة، متى بلغ المنصرف منها نسبة80% وكذلك فى نهاية كل شهر ايهما اقرب وذلك بإعداد كشف تفريغ المنصرف وتسليمه مع كافة المستندات المؤيدة إلى امين الصندوق للمراجعة قبل الصرف واتخاذ الاجراءات نحو استصدار الشيك بقيمة المنصرف من تلك السلفة.
مادة (23) لامين الصندوق أو من يفوضه مجلس الإدارة أن يأذن بصرف سلفة مؤقته فى حدود المبلغ المناسب للصرف منها فى الحالات العاجلة والضرورية ويجب تسوية هذه السلفة ورد الباقى منها إن وجد بمجرد انتهاء الغرض الذى من اجله صرفت أو خلال 30 يوم ويجب أن لاتتعدى تسوية السنة المالية ولا يصرف سلفة جديدة لنفس الغرض قبل تسوية السلف السابقة .
مادة (24) بمجرد وقوع أى حادث من حوادث الاختلاس أو أى حادث يترتب عليه خسارة مالية للجمعية يجب إخطار رئيس مجلس الإدارة أو نائبة بالموضوع واتخاذ الإجراءات القانونية قبل المسئولين علاوة على تحصيل تلك الأموال.
مادة (25) المهام والاختصاصات المالية
بما لا يتعارض مع ما ورد بالقانون رقم 84 لسنة 2002 بشأن الجمعيات والمؤسسات الخاصة ولائحته التنفيذية وما لحقهما من تعديلات وما ورد فى النظام الأساسى للجمعية من أحكام بشأن المهام والاختصاصات المالية ، تكون المهام والاختصاصات المالية بالجمعية طبقاً لما ورد بجدول تفويض السلطات المالية لمختلف المستويات الإدارية .
مادة (26) صلاحية الإطلاع على البيانات والوثائق والمستندات
لا يجوز الإطلاع على البيانات والوثائق والمستندات والسجلات المالية للجمعية أو الحصول عليها أو نشرها أو تداولها إلا لمن لهم السلطة بموجب القوانين واللوائح المنظمة فى هذا الشأن.
مادة (27) تكامل اللوائح
تعتبر لائحة المشتريات والأعمال ولائحة المخازن ولائحة العاملين وكافة اللوائح التنظيمية والإدارية الخاصة بالجمعية مكملة لهذه اللائحة بعد اعتمادها من مجلس الإدارة.
مادة(28) الدليل المحاسبى/ النظام المالى
يعتمد رئيس مجلس الإدارة الدليل المحاسبى / النظام المالى الذى يحدد الإجراءات والنماذج والدورات المستندية التى يتم من خلالها تنفيذ أحكام هذه اللائحة واللوائح المكملة لها.
مادة (29) يجوز للجمعية إستثمار فائض إيراداتها فى مشروعات مضمونة الكسب مثل ودائع بالبنوك أو صندوق التوفير أو مشروعات أخرى يقرها مجلس الإدارة وذلك فيما يحقق أغراضها .
مادة (30) لايجوز للجمعية الدخول فى مضاربات مالية
مادة (31) تاريخ سريان اللائحة
يعمل بأحكام هذه اللائحة اعتبارا من تاريخ اعتمادها من مجلس الإدارة.

الباب الثانى

حسـابات وتعاملات البنوك

مادة (32) إجراءات فتح حساب للجمعية بالبنوك :
يتعين موافقة مجلس الإدارة عند فتح أى حساب للجمعية بأى بنك على أن يبين فى طلب فتح الحساب أسماء المفوضين بالتوقيع ونماذج توقيعاتهم وحدود التفويض بالنسبة لسحب الشيكات أو طلب فتح اعتمادات مستندية أو الحصول على تسهيلات مصرفية أو طلب البيانات من البنك أو إجراء أمر التحويل المصرفى .
مادة (33) تقوم الجمعية بفتح الحسابات التالية :-
• حساب رئيسى للجمعية.
• حساب منفصل لكل مشروع أو نشاط فرعى
• حساب إقراض (فى حالة تعامل الجمعية مع مشروعات إقراض).
• أية حسابات أخرى يرى مجلس إدارة الجمعية فتحها.
مادة (34) تودع أموال الجمعية باسمها الذى أشهرت به لدى البنك ولا يجوز للجمعية أن تحتفظ برصيد نقدى بخزينة الجمعية يزيد عن 1000 جنية ألف جنيه مصرى فى خزينة الجمعية.


مادة (35) توافر المبالغ النقدية اللازمة فى حسابات الجمعية بالبنوك وعلى أمين الصندوق مراعاة توافر المبالغ النقدية اللازمة فى حسابات الجمعية بالبنوك وعليه اتخاذ كافة الإجراءات الضرورية لتحقيق هذا الغرض .
مادة (36) الإخطار بأرقام حسابات البنوك
على المدير المالى والإدارى إخطار رئيس مجلس الإدارة وأمين الصندوق بأرقام كافة حسابات البنوك المفتوحة باسم الجمعية بالبنوك المختلفة .
مادة (37) تسوية حسابات البنوك
على المدير المالى والإدارى العمل أولاً بأول على تسوية حسابات البنوك بمجرد استلام كشوف الحساب من البنك المختص حسب الفترة المحددة لكل بنك وكل حساب وبعد متابعتها تجرى التسوية بين ما هو مقيد بدفاتر الجمعية وما هو وارد بكشوف الحساب من البنك على أن يتم إجراء القيود المحاسبية اللازمة فور إعداد مذكرة تسوية حسابات البنوك . وفى كل الحالات يجب إعداد مذكرة التسوية عن كل شهر .


مادة (38) إجراءات استلام الشيكات الواردة
• على أمين الصندوق أو المدير المالى استلام الشيكات الواردة والتحقق من صحة بيانات الشيك من حيث التاريخ والتوقيع والمبلغ المستحق بالأرقام والحروف واسم المستفيد . وعليه تحرير إيصال استلام شيك موضحاً فيه بيانات الشيك واسم البنك المسحوب عليه والغرض منه على أن يسلم أصل الإيصال إلى مقدم الشيك .
• وفى حالة ورود الشيكات الواردة بطريق البريد ، على الموظف المختص بفتح البريد تسجيل كافة الشيكات الواردة بالدفتر المعد لذلك على أن يقوم بتسليمها فوراً إلى أمين الصندوق مقابل التوقيع باستلامها على الدفتر ويتم تحرير إيصال الاستلام اللازم وإرساله إلى مرسل الشيك بالبريد بعد التحقق من صحة بيانات الشيك . وفى حالة اكتشاف عدم صحة بيانات الشيك الوارد ، يجب رده إلى مرسل الشيك بكتاب مسجل موضحاً فيه سبب الرد .
مادة (39) الشيكات المؤجلة وإلغاء قابلية الشيك للتظهير
يجوز قبول الشيكات المؤجلة التاريخ بعد موافقة السلطة المختصة ويجب على أمين الصندوق شطب كلمة " لأمر " عند اصدارالشيك للحيلولة دون تظهيره للغير .
مادة (40) تحرير إذن توريد شيكات
على المحاسب المختص التحقق من تحرير إذن توريد شيكات عن كافة الشيكات الواردة ، ومن تسجيل توريد هذه الشيكات فى كشف حركة الخزينة اليومى وعليه أيضاً التحقق من إيداع الشيكات الواردة بالبنك المختص فى يوم العمل التالى ليوم استلامها أو استحقاقها حسب الأحوال
مادة (41) ارتداد الشيك من البنك لعدم التحصيل
عند ارتداد الشيك من البنك لعدم تحصيله لأى سبب يتم الاتصال بالساحب لإخطاره بذلك وتدارك الوضع بالسداد نقداً إلى الجمعية وفى نفس الوقت ، على المحاسب المختص إجراء القيد اللازم لإثبات ارتداد الشيك ، وإذا تعذر تحصيل الشيك يعرض الموضوع على مجلس الإدارة للموافقة على اتخاذ الإجراءات ضد الساحب .


مادة (42) طلب دفاتر الشيكات من البنوك
يتم طلب دفاتر الشيكات من البنوك المختصة طبقاً للصلاحيات المحددة فى طلب فتح الحساب بتلك البنوك.
ويتم الطلب بموجب خطاب أو على نموذج خاص من مطبوعات البنك . وينبغى عند استلام دفاتر الشيكات
مراجعتها للتأكد من صحة تسلسل ترقيمها وسلامة عددها ومن طباعة اسم الجمعية ورقم الحساب على
الشيكات
مادة (43) تسجيل دفاتر الشيكات لمراقبتها
يجب قيد دفاتر الشيكات فور استلامها بسجل مراقبة الدفاتر ذات القيمة - الشيكات المستلمة - وحفظها فى مكان أمين بالخزينة . وتعتبر هذه الدفاتر عهدة أمين الصندوق .


مادة (44) صرف دفتر الشيكات للاستعمال
عند الحاجة إلى صرف دفتر شيكات للاستعمال، يجب أن يتم صرف الدفتر لموظف يختص بتحرير الشيكات ، ليس بعهدته أى نقدية . ويجب عدم صرف دفتر شيكات ما لم تتم إعادة الدفتر السابق صرفه للاستعمال . ويجب على الموظف المختص التوقيع باستلام دفتر الشيكات فى السجل المخصص لذلك وتسلم كعوب الدفاتر المنتهية .
مادة (45) التحقق من صحة التوقيعات على المستندات
على المسئول المالى بالجمعية الاحتفاظ بنماذج توقيعات المفوضين بالصرف ونماذج توقيعات المفوضين بالتوقيع على الشيكات بالإضافة إلى نماذج توقيعات المفوضين بالاعتماد أو استلام الشيكات الخاصة بالشركات والمؤسسات التى تتعامل مع الجمعية كلما أمكن ذلك . وعليه الرجوع إلى هذه النماذج كلما تطلب العمل التحقق من صحة التوقيعات على أذون الصرف أو الشيكات أو خطابات التفويض من المتعاملين مع الجمعية .


مادة (46) تحرير الشيك
على الموظف المختص بتحرير الشيكات التحقق من وجود توقيع المختص بمراجعة المدفوعات ( المراجعة قبل الصرف ) وسلطة اعتماد الصرف على إذن الصرف قبل تحرير الشيك ، وعليه أن يحرر بيانات الشيك من واقع بيانات إذن الصرف من حيث اسم المستفيد وتاريخ الشيك وكتابة المبلغ بالأرقام والحروف ويجب استيفاء بيانات كعب الشيك فى نفس الوقت ، وعلى الموظف المختص أيضاً كتابة رقم الشيك وتاريخه واسم البنك المسحوب عليه الشيك على إذن الصرف ، وعلى الموظف المختص مراجعة الشيك وكعبه وبالتحقق من اتفاق بيانات الشيك والكعب مع البيانات الموضحة بإذن الصرف والتوقيع على كعب الشيك بما يفيد إتمام المراجعة .
مادة (47) حدوث خطأ فى تحرير الشيك
فى حالة حدوث خطأ فى تحرير الشيك ، يفضل ، كقاعدة عامة ، الغاء الشيك وتحرير بدلاً منه. ويتم إلغاء الشيك بختمه بخاتم "ملغى" أو يكتب عليه بخط كبير ما يفيد الإلغاء على أن يطوى ولا ينتزع من دفتر الشيكات ويؤشر على الكعب أيضاً بالإلغاء. ويتم التأشير فى سجل حركة البنك أمام رقم الشيك الملغى بالإلغاء . ويجب على الموظف المختص بإستلام دفاتر الشيكات المستعملة التحقق من وجود الشيكات الملغاة بإجراء المطابقة بين دفتر الشيكات المستعملة وسجل حركة البنك.
ويجوز فى حالات الضرورة تصحيح الخطأ فى تحرير تاريخ الشيك عن طريق كتابة التاريخ الصحيح والتوقيع بجانب التصحيح من المفوضين بالتوقيع على الشيكات.
مادة (48) خطأ فى تحرير الشيك من المفوضين
عند اكتشاف الخطأ فى تحرير الشيك بعد توقيعه من المفوضين بالتوقيع وقبل استلام المستفيد للشيك يجب إلغاء الشيك بختمه بخاتم "ملغى" أو كتابة ما يفيد الإلغاء عليه بخط واضح على أن يعاد الشيك إلى دفتر الشيكات المختص ويرفق بالكعب الخاص بالشيك بعد التأشير بإلغاء الكعب أيضاً. ويتم إجراء قيد التصحيح اللازم فى سجل المعاملات المالية ويقوم الموظف المختص بناء على موافقة مدير إدارة الشئون المالية بتحرير شيك بديل ويتم التأشير برقم الشيك الصحيح على سند الصرف المختص. ويتم اتباع ذات الإجراءات فى حالة اكتشاف الخطأ فى تحرير الشيك بعد توقيعه من المفوضين بالتوقيع وبعد استلام المستفيد للشيك ثم طلبه تصحيح الخطأ.


مادة (49) التحقق من شخصية المستفيد
على المختص بتسليم الشيكات للمستفيدين التحقق من شخصية المستفيد أو مندوبه بموجب خطاب تفويض أو توكيل موثق، ويجب عليه الحصول على توقيع مستلم الشيك ورقم تحقيق شخصيته قبل تسليمه الشيك.


مادة (50) حفظ كعوب الشيكات
تحفظ كعوب دفاتر الشيكات المنتهية أو المستخدمة جزئياً وبطُل استعمالها لأى سبب لمدة سنة واحدة غير سنة الاستعمال على أن يتم ختم الشيكات غير المستعملة بخاتم "ملغى" ثم تحفظ فى غرفة الحفظ المختصة ، وبعد ذلك يستغنى عنها نهائياً طبقاً للإجراءات المنظمة لحفظ المستندات المالية مع مراعاة ضرورة التوقيع من الساحبين او المفوضين على كعوب الشيكات.
مادة (51) إجراءات تجديد صلاحية الشيك
يجوز تجديد الشيكات التى لم تقدم للصرف خلال فترة ثلاثة أشهر من تاريخ استحقاق الشيك . وتتم الموافقة على إجراء التجديد من أمين الصندوق بعد طلب المستفيد إجراء التجديد موضحاً أسباب عدم التقدم بصرف الشيك خلال فترة الستة أشهر .
وفى حالة الموافقة على تجديد الشيك ، يجوز إتباع الإجراءين التاليين :
أ - إلغاء الشيك وإصدار بدلاً منه فى حالة تعلية قيمته على حساب الدائنين .
ب - شطب التاريخ الموجود على الشيك وإعادة كتابة تاريخ التجديد مع توقيع المفوضين بالتوقيع على الشيك بجانب التاريخ الجديد .
مادة (52) إلغاء الشيكات التى لم يتم صرفها
على الحسابات حصر الشيكات التى مضى على إصدارها ستة أشهر ولم يتم صرفها أو تجديدها لإلغائها وإجراء القيد المناسب بتعليتها إلى الحسابات الدائنة بأسماء المستفيدين .
مادة (53) فقد الشيك من المستفيد
فى حالة فقد الشيك من المستفيد فيجب عليه إخطار الجمعية فوراً بأى وسيلة على أن يتبع ذلك خطاب منه يقر فيه بفقد الشيك وأنه لم يتم صرفه موضحاً فيه رقم الشيك وتاريخه والمبلغ المستحق واسم المستفيد ، ويجب التحقق من واقع السجلات وكشوف حساب البنك أن الشيك لم يتم صرفه . ثم يتم إعداد خطاب إلى البنك المختص بإيقاف صرف الشيك . ولا يتم استخراج جديد الا بعد ورود الرد من البنك يفيد بانه سيتم ايقاف الصرف.
مادة (54) خطابات الضمان وضرورة عدم القابلية للإلغاء
إذا كانت خطابات الضمان المقدمة كتأمين ابتدائى فى مناقصات محددة المدة فيجب ألا تقل مدة سريانها عن ثلاثين يوماً على الأقل بعد انتهاء المدة المحددة لسريان العطاءات ، وإذا كانت خطابات الضمان واردة ضماناً لتنفيذ عقود أعمال أو خدمات أو لعقود توريد، فيجب أن تكون مدة صلاحيتها كافية لفترة تنفيذ تلك العقود . ويجب ألا يقترن خطاب الضمان الوارد إلى الجمعية بأى قيد أو شرط وأن يقر فيه البنك بأن يضع تحت تصرف الجمعية مبلغاً يوازى خطاب الضمان وأنه مستعد لأدائه بأكمله عند أول طلب من الجمعية دون الالتفات إلى معارضة من جانب مقدم الخطاب .
مادة (55) تجديد صلاحية خطاب الضمان
وفى كل الحالات يجب مراعاة طلب تجديد صلاحية الخطاب قبل انتهائه بفترة كافية لمدة أخرى وذلك عن طريق خطاب تعده بطلب التجديد إلى البنك المختص بعد أخذ رأى مسئول النشاط \مدير المشروع أو الإدارة المختصة فى شأن ضرورة تجديد الصلاحية طبقاً لمقتضيات العمل .
مادة (56) سجل متابعة خطابات الضمان
يجب تسجيل خطابات الضمان الواردة فى سجل متابعة خطابات الضمان الواردة مع بيان تاريخ انتهاء صلاحيتها حتى يتسنى للموظف المختص القيام بمتابعة تواريخ الصلاحية ومراعاة طلب التجديد قبل انتهاء الصلاحية . ويجب حفظ أصول خطابات الضمان فى خزينة الجمعية ، وعلى الموظف المختص استطلاع رأى مسئول النشاط المختص بشأن الموافقة على إلغاء أو تجديد أو مد أجل خطابات الضمان الصادرة وإجراء القيد المناسب فى سجل متابعة خطابات الضمان الصادرة .
مادة (57) المطالبة بقيمة خطاب الضمان ( تسييله )
إذا ما دعت الضرورة إلى المطالبة بقيمة خطاب الضمان ، على أمين الصندوق توجيه خطاب مُذيل بتوقيع المفوضين بالاعتماد إلى البنك الصادر منه خطاب الضمان يطالبه فيه قبل موعد انتهاء صلاحية خطاب الضمان بسداد قيمته نقداً أو شيك مصرفى لصالح الجمعية .
مادة (58) رد خطابات الضمان
إذا ما انتفت الحاجة إلى خطاب الضمان لانتهاء الغرض من تقديمه يجب على مسئول النشاط الإخطار بانتهاء الحاجة والعمل على رده إلى الجهه التى ارسلت الخطاب.
وفى حالة إلغاء المناقصة أو المزاد أو عدم الترسية على مقدم خطاب عن تأمين مؤقت أو مقابل الدخول فى مزاد فيجب رد خطابات الضمان بإعادة تسليمها إلى مقدميها .

الباب الثالث

الصرف و التحصيـل

مادة (59) أموال الجمعية مخصصة للصرف منها على تحقيق أغراضها ولا يجوز إنفاقها فى غير ذلك ولها أن تستغل فائض إيراداتها لضمان مورد ثابت فى أعمال مضمونة الكسب بعد أخذ رأى مديرية التضامن الاجتماعى على ألا يؤثر ذلك فى نشاط الجمعية.
مادة (60) عند صرف أى مبلغ من الاعتمادات المخصصة يراعى ما يلى:-
1. أن يتقدم المختص بطلب يوضح به ما يحتاج إليه من أدوات أو مصروفات إلى أمين الصندوق أو مدير المشروع المخول إليه هذا الإختصاص الذى يقوم بدراسته والتأشير عليه بما يفيد أن رصيد الاعتماد يسمح ويرفعه لرئيس الجمعية للاعتماد إن كان المبلغ فى حدود الصلاحيات المخولة له أو بالتأشير عليه بالرأى ويرفع الى السلطات الأعلى لاعتماد الصرف .
2. تصرف المرتبات والبدلات فى موعد لايتجاوز نهاية الشهر المستحق عنه و يجوز الصرف قبل ذلك الموعد فى الاعياد وفى المناسبات بموافقة رئيس مجلس الادارة او من يفوضه .
3. لا يجوز استخراج شيكات بأسماء العاملين بالجمعية على ذمة القيام بمشروعات من احتياجات الجمعية بل يجب مراعاة اجراء عمليات الشراء (وفقا للطرق القانونية للشراء وتقديم عروض أسعار) أولا واحضار الفواتير واتخاذ الاجراءات المالية بشأنها مع أعتمادها من المختصين إلا فى الحالات التى تتم بمقتضى عقود .
4. قبل شراء أى أدوات يرجع الى المخازن لمعرفة ما هو موجود منها وفى حالة عدم وجود الصنف تعد مذكرة لامين الصندوق بمعرفة الجهة الطالبة لمراجعتها وابداء الرأى فيها قبل رفعها لرئيس الجمعية للاعتماد .
5. فى حالة الحاجة الى أى اصلاحات أو شراء أدوات ومهمات لزوم الاصلاح لابد وأن تكون بموافقة المدير التنفيذى إن كانت فى حدود الصلاحيات المخولة له أو بموافقة المستويات الأعلى ويتم تشكيل لجنة لاتخاذ الاجراءات اللازمة تحت اشرافها .
6. يجب مراعاة الاشراف على الاصلاحات والتوقيع على المستند الخاص بالصرف بما يفيد اتمامها طبقا للشروط قبل اعتماد الصرف من جهة الاختصاص.
7. بالنسبة للمصروفات التى تتم بشيكات فيجب عدم صرف أى مستند الا بعد مراجعة من امين الصندوق والتأشير عليه بمعرفة رئيس مجلس الإدارة لاعتماد الصرف .
8. ويجب استيفاء رسوم الدمغة على المستندات طبقا للتعليمات ويخصم ضريبة كسب العمل وحصة كل من رب العمل والعامل فى التأمينات الاجتماعية وتسديدها أولا بأول فى المواعيد المحددة لمصلحة الضرائب والتأمينات الاجتماعية كل فيما يخصه .
مادة (61) حظر توقيع شيكات على بياض :
يحظر توقيع شيكات على بياض
مادة (62) حظر تجزئة المصروف بقصد تفادى حدود تفويض السلطة :
لايجوز تجزئة قيمة عقد او اداء اعمال او خدمات او تجزئة صرف القيمة المستحقة بقصد تفادى الاحكام المتعلقة بحدود تفويض السلطة المالية .


مادة (63) المصروفات الغير نقديه (الإهلاكات)
طبقا للأصول المحاسبيه وعند عمل الميزانيه الختاميه للعام المالى يتم حساب الإهلاكات لجميع الأصول طبقا للنسب القانونيه والمتعارف عليها .


مادة (64) ساعات العمل الإضافيه
تدرج ساعات العمل الإضافيه التى تتجاوز ساعات العمل اليوميه لكل موظف بشرط الحصول على الموافقه الخطيه المسبقه من المدير التنفيذى أو رئيس المجلس على هذا العمل على أن يدون كشف مجمع بالساعات الإضافيه لجميع العاملين بالجمعية فى نهاية كل شهر وترسل للإداره المختصه لصرفها طبقا للائحه الماليه .
مادة (65) بدلات إنتقالات العاملين بالجمعية
يحق لأعضاء مجلس الإدارة أو العاملين بالجمعية بعد الحصول على موافقه كتابيه من رئيس مجلس الإدارة او من يفوضه الحصول على بدل إنتقال طبقا لما يتم تكليفهم به من أعمال وتصرف من السلفة المستديمة أو بشيك إذا كانت كبيرة القيمة وتزيد عن الحد المسموح به للصرف من السلفة المستديمة وذلك وفقا للائحة بدل السفر و الانتقال المعتمدة .
فى حالة إستخدام سيارة الجمعية (إذا وجدت ) لايتقاضى الموظف القائم بالمأموريه بدل إنتقال.


مادة (66) نظام التحصيل :
• يتم إعداد دفاتر توريد النقديه طبقا للتعليمات الماليه بتحرير إيصال التوريد من أصل وصورتين يعطى أصل للمسدد وصورة ترفق بإيصال إيداع البنك وتسلم للمحاسب والإحتفاظ بالصورة الثانية فى الدفتر.
• يجب عدم الصرف من الايرادات مباشرة .
• يجب التأكد من ان ايصالات التحصيل مختومة بخاتم الجمعية وتحمل أرقام مطبوعة مسلسلة .
• يتم ايداع مبالغ الجمعية بالبنك بالأسم الذى أشهرت به الجمعية تحت الحساب الخاص بالنشاط ولا يجوز الايداع بأسم أحد اعضائها.
• يتم تحصيل الإيرادات مقابل الخدمات فى الجمعية وذلك عند سداد مقابل الخدمه من المستفيد بالخدمة يعطى أصل للمسدد وصورة ترفق بإيصال إيداع البنك وتسلم للمحاسب والإحتفاظ بالصورة الثانية فى الدفتر .
• تورد المبالغ المحصله الى خزينة الجمعية.
• تورد المبالغ من الخزنية الى البنك كل يوم خميس من كل إسبوع أو إذا زاد المبالغ عن 1000 جنية ( أيهما أقرب ) .

الباب الرابع

السجلات والمستندات المالية

مادة (67) سلطة اعتماد النظام المالي
يختص مجلس الادارة باعتماد النظام المالي للجمعية (بما في ذلك نماذج المستندات والسجلات المالية ) كما يختص باعتماد تعديلها إذا تطلب الأمر ذلك ووفقا لما يقضى به القانون رقم 110 لسنة 1975 ولائحته التنفيذية .
مادة (68) السجلات المنظمة للقيود ومواصفاتها والمسئول عنها :
1. السجلات المالية عهدة أمين الصندوق أو المحاسب على أن يكون ذلك بموجب موافقة الإداره المسئوله عن الجمعية وان يتم تحت إشرافه .
2. يتم تقسيم الدفاتر داخل الجمعية بوجه عام الى دفاتر وسجلات محاسبية (مالية) ، دفاتر وسجلات إدارية تهدف الى الضبط والرقابة ، والغرض منها السيطرة على أصول الجمعية وحمايتها من السرقة والضياع وذلك لرصد أحداث أخرى بخلاف الأحداث المالية .
3. يجب أن تكون هذه السجلات متمشية مع أنشطة وأغراض الجمعية ويوضح بها بالتفصيل القيود المحاسبية الخاصة بالايرادات والمصروفات مع مراعاة فصل سجلات كل مشروع على حده وان تعذر ذلك يتم تقسيم صفحات السجل الواحد بين المشروعات المختلفة.
4. يجب أن تكون السجلات المستعملة ذات شكل قانونى سليم من حيث ترقيم صفحاتها وختمها بخاتم الجمعية قبل استعمالها وبالقدر الكافى لحسن تنظيم العمل المالى طبقا للقانون واللوائح المنظمه للعمل المالى .
5. مراعاة عدم الكشط والشطب والتحشير أو المزيل بالسجلات لتصحيح أى خطأ بها.
6. مراجعة القيود أولاً بأول وعمل المطابقات اللازمة بين القيود وما هو مدون بكشوف البنك ومستندات الصرف ودفتر يومية مصروفات وكعوب الشيكات.
7. التأكد من صحة التجميع الرأسى والأفقى شهرياً وترحيل الأرصدة إلى الشهر المقبل فى دفتر يومية مصروفات التشغيل .
8. يجب أن تتضمن السجلات فصل لكل الموارد الماليه الممولة من جهات مانحة مختلفة أو من إيرادات الجمعية أو الدعم الحكومى .
9. يحب أن توضح السجلات المساهمات العينية المقدمة من الجهات المختلفة المانحه بشكل واضح ومنفصل عن المعاملات النقدية.
مادة (69) حفظ السجلات و المستندات المالية بعد الاستعمال
يجب حفظ المستندات والسجلات المالية بعد استعمالها بصورة أمنة وبطريقة منظمة تكفل حمايتها وسهولة الرجوع إليها عند الحاجة. ويجب ترتيبها في خزانة أو حجرة خاصة (الأرشيف) لحفظ المستندات والسجلات المالية مع إدخال البيانات على الحاسب الآلى .


مادة (70) فقد أو ضياع المستندات أو السجلات المالية
فور علم أحد الموظفين بفقد أو ضياع أي سجل أو مستند مالي سواء أثناء الاستخدام أو الحفظ، يجب عليه إبلاغ ذلك إلى امين الصندوق بمقتضى مذكرة تحدد ظروف الواقعة. وعلى أمين الصندوق عرض الأمر على رئيس مجلس الادارة او من يفوضه لإحالة الموضوع إلى سلطة التحقيق المختصة وعمل مذكرة فقد بهذا السجل فى أقرب قسم شرطة.
مادة (71) لجنة إعدام السجلات أو المستندات المالية
تشكل بقرار من مجلس الادارة بناءا على توصية من امين الصندوق، وتتولى الإشراف على إعدام المستندات والسجلات المالية التي انتهت الحاجة إليها ويتم بعد مدة لاتقل عن 10 عاما ميلاديا.


مادة (72) استثناء مستندات متعلقة بحقوق متنازع عليها
يستثنى من عملية الإعدام المشار إليها في المادة السابقة كافة السجلات والمستندات المالية المتعلقة بحقوق متنازع عليها بين الشركة والغير لحين إتمام تسوية النزاع نهائيا أو سقوط الحق بالتقادم.

الباب الخامس

الدفاتر ذات القيمة

مادة (73) ماهية الدفاتر ذات القيمة
الدفاتر ذات القيمة هي:
1. دفاتر الشيكات و كعوبها.
2. دفاتر تسليم النقدية وإيصالات استلام الشيكات.
3. كراسة شروط العطاءات.
4. الطوابع والنماذج المدموغة.
مادة (74) طبع واستعمال الدفاتر ذات القيمة :
لابد من صدور قرار مجلس الإدارة بالموافقة على طبع هذه الدفاتر على صيغة مذكرة من أمين الصندوق يوضح فيها عددها ومواصفاتها والغرض من طبعها ويتخذ بشأنها جميع الاجراءات الخاصة بعملية الشراء والمخازن .
1. يجب ختمها بخاتم الجمعية قبل استعمالها .
2. كل شخص يستلم أى دفتر يكون مسئولا عنه وعن عدد أوراقه ويتحمل مسئولية فقده أو فقد أى ايصال منة وما يترتب على ذلك من آثارمالية أو جنائية .
3. يجب ان تضاف هذه الدفاتر للعهدة وذلك لاستعمالها طبقا للنظم المخزنية السليمة .
4. فى حالة فقد أحد الدفاتر الغير مستخدمه يجب اتخاذ الاجراءات القانونيه اللازمة لمنع استخدامه بشكل قد يضر بالجمعية .


مادة (75) الرقابة على الدفاتر ذات القيمة
تتم الرقابة على الدفاتر ذات القيمة على النحو التالي:
 الرقابة على طلب الشيكات من البنوك بحيث لا يتم طلبها إلا باعتماد المفوضين بالتوقيع.
 الرقابة على استلام دفاتر الشيكات من البنوك بحيث تكون عهدة شخص مسئول.
 التأكد من تسجيل ما تم استلامه من الشيكات بسجلات الرقابة على حركاتها، مع التوقيع من المستلم بما يفيد ذلك.
 لا يجوز صرف دفاتر شيكات إلا بعد التأكد من استخدام الشيكات بالدفتر السابق، ورده متضمنا كافة كعوب الشيكات، وتسجيل الدفتر المرتد بالسجلات المعدة لذلك.
 لا يجوز صرف دفاتر (قسائم التحصيل) نقدية أو شيكات إلا بعد التأكد من استخدام إيصالات الدفتر السابق ورده متضمنا الصورة التي تبقى بالدفتر.
 يجب إجراء الجرد الدوري على الدفاتر ذات القيمة لدى أمين الخزينة مرة كل ستة أشهر على الأقل بمعرفة لجنة تشكل لهذا الغرض، وعلى أعضاء اللجنة التوقيع على دفاتر الرقابة بما يفيد إتمام الجرد، وعليهم التقرير الفوري عن أية ملاحظات قد تظهر لهم.
 يحظر قطعيا إقراض الدفاتر ذات القيمة.
 في حالة نقل أو تغييب الموظف المكلف باستعمال دفتر ذو قيمة، على الموظف الذي يخلفه في العمل أن يوضح حالة الدفتر على ظهر أول قسيمة ثابتة لم تستخدم صورها المعدة للنزع
مادة (76) الفقد الكلي أو الجزئي للدفتر
على من بعهدته أحد الدفاتر ذات القيمة في حالة فقده أو فقد جزء منه أن يرفع الأمر أمين الصندوق الذي يتوجب عليه اتخاذ الاحتياطات اللازمة لمنع استعمال الدفاتر أو أجزاء الدفتر المفقودة، وسرعة تشكيل لجنة لا يكون صاحب العهدة من بين أعضائها لتحديد سبب الفقد، ومدى الضرر الناتج عنه. وعلى اللجنة أن ترفع تقريرا بنتائج أعمالها إلى رئيس مجلس الادارة لاتخاذ الإجراءات الضرورية. وإذا ثبت أن الفقد كان نتيجة سرقة أو اختلاس، يرفع أمين الصندوق الامر الى رئيس مجلس الإدارة مع توصيته في هذا الشأن ضمانا للمحافظة على حقوق الجمعية.


مادة (77) اكتشاف خطأ في الطباعة أو تسلسل أرقام الدفتر
في حالة اكتشاف خطأ في الطباعة أو تسلسل أرقام أحد الدفاتر أو نقص في الصور لم يتم اكتشافها عند استلامها من مصدرها، يجب عدم استعمال هذا الدفتر، أو التوقف عن استخدامه وإعداد محضر بذلك يوقع عليه من صاحب العهدة وامين الصندوق على أن يودع ذلك الدفتر بالأرشيف مع الدفاتر المستعملة.
مادة (78) مراجعة الدفاتر ذات القيمة قبل استلامها
على كل موظف مكلف باستلام أي من الدفاتر ذات القيمة بمراجعة صفحاتها / قسائمها مراجعة دقيقة قبل التوقيع باستلامها، يعد مسئولا عما يكون في مرحلة اختصاصه بشأن تداول هذه الدفاتر. وكل إهمال منه في المحافظة على تلك الدفاتر أو على أجزائها يعرضه فضلا عن الإجراءات التأديبية إلى تعويض ما قد يلحق الجمعية من خسارة بسبب الفقد.

الباب السادس

نظام الأجور وما فى حكمها

مادة (79) السند المنشئ للراتب وبطاقة الاستحقاقات
يعتبر قرار مجلس الادارة للتعيين هو السند المنشئ للراتب أو الاستحقاق الذى بمقتضاه يتم إمساك بطاقة استحقاقات للموظف مع تحديد رقم خاص بالبطاقة يستمر التعامل به طالما استمر الموظف فى خدمة الجمعية . ويجب أن يتم التسجيل فى هذه البطاقة بكل ما يتأثر به راتب أو استحقاق الموظف كل شهر لحصر كافة ما يتقاضاه ولإعداد كشوف الرواتب والاستحقاقات
مادة (80) أساس حساب الراتب المستحق عن جزء من الشهر
يجب حساب الرواتب المستحقة عن جزء من الشهر على أساس حاصل الراتب الأساسى فى كسر بسطه
( عدد الأيام المستحق عنها الأجر فى الشهر المعنى ) / ومقامه ( العدد الفعلى لأيام العمل بالشهر )
مادة (81) الأجر الإضافى
يصرف للعاملين بالجمعية وفقاً لما يراه مجلس الادارة والتمويل المتاح .
مادة (82) احتساب التأمينات
• عند وضع نظام المرتبات وحساب التأمينات لابد من عمل تحليل بنود الرواتب الى نوعين رئيسيين هما :-
1- المرتب الأساسي ويشمل (مرتب العقد + العلاوات الدورية )
2- المرتب المتغير ويشمل (المكافآت والحوافز + الاضافي + بدل طبيعة العمل + العلاوات الاجتماعية 10%)
• يتم احتساب استقطاعات التأمينات الاجتماعية على كل من الموظفين والجمعية.
• يراعى أن يتم استبعاد مصروفات الانتقال من الخضوع للتأمينات باعتبارها لمواجهة نفقات فعلية.
• عند تحميل المصروفات يراعى عدم تحميل حصة صاحب العمل فى التأمينات كمصروفات على الهيئات المانحة و يحمل فقط حصة العامل باعتبارها جزء مستقطع من مرتبة نظراً لاعتراض أغلب الهيئات المانحة بتمويل حصة صاحب العمل .
• استقطاعات التأمينات على الموظف (حصة العامل) طبقاً لأحكام قانون التامينات وايه قرارات او تعليمات تصدر فى هذا الشأن .
• يتم احتساب نسبة 14% على المرتب بحد أقصى 550 جم من اجمالي المرتب .
• يتم أحتساب نسبة 11% على المرتب المتغير بحد أقصي 500 جم علي المبلغ المتبقي من الأساسي المذكور واكثر من ذلك لا يخضع.
• في حالة وجود بدلات أو حوافز ثابتة شهريا ولا تخضع للنقص أو للزيادة يمكن احتساب تأمين متغير عليها.
• نصيب الجمعية في التأمينات على الجمعية لصالح الموظف (حصة صاحب العمل)
• يتم احتساب نسبة 26% على المرتب الثابت بحد أقصى 550جم من اجمالى المرتب.
• يتم احتساب نسبة 24% على المرتب المتغير بحد أقصى 500جم على المبلغ المتبقي من الأساسي المذكور واكثر من ذلك لا يخضع.
• بالنسبة لحصة العامل فى التأمينات فهي تستقطع من المرتب قبل احتساب الضريبة.


مادة (83) كيفية عمل استقطاعات الضرائب على المرتبات طبقاً لاحكام قانون الضرائب المعمول به :
• تحسب الضريبة السنوية على المرتبات بواقع 20% حتى 50000 جم ، 32% فيما زاد عن ذلك.
• حدود الإعفاء على البدلات ومصروفات الانتقال يمكن أن يكون الإعفاء بدون حد أقصى من الضرائب و يشترط الآتي للإعفاء :-
– أن يكون مقابل مصروفات انتقال فعلية
– لا يحمل المصروف على كشوف المرتبات و إنما يصرف من بند خاص بالمصروفات الإدارية والعمومية.
– أن تكون طبيعة عمل الموظف تستدعى صرف مثل هذا المبلغ.
– ألا تتوافر للموظف وسائل انتقال من قبل الجمعية .


• من الإعفاءات الأخرى اشتراكات التأمين الاجتماعي وأقساط الادخار التي تستقطع وفقا لا حكام قوانين التأمين الاجتماعي أو كنظم بديلة عنها أو قوانين المعاشات والادخار الحكومية.
• اشتراكات العاملين فى صناديق التأمين الخاص والتي تنشأ طبقا لا حكام القانون رقم 54 لسنة 1975
• أقساط التأمين على الحياة والتأمين الصحي لابد من الاحتفاظ بها كمستند في دوسيه الموظف .


مادة (84) ضرورة إيضاح الاستقطاعات
يجب على المختص بإعداد كشوف الرواتب والاستحقاقات إيضاح الاستقطاعات فى كشوف الرواتب والاستحقاقات ، ويجب أن يتسلم كل موظف بياناً بهذه الاستقطاعات لدى استلامه لراتبه الشهرى .
مادة (85) تقديم كشوف الرواتب للمراجعة قبل الصرف
على المختص بإعداد كشوف الرواتب والاستحقاقات ، إرسال هذه الكشوف إلى المحاسب للقيام بإجراءات المراجعة قبل الصرف عن طريق التحقق من أن كافة البيانات الواردة بالكشوف مؤيدة بالسند المنشئ للراتب أو الاستحقاق وأنه صادر من سلطة مختصة وصحة الدقة الحسابية للأرقام الخاصة بالاستحقاقات والاستقطاعات بهذه الكشوف . ويجب أن تشمل المراجعة كافة الكشوف سواء التى ترسل إلى البنوك لصرف المرتبات عن طريقها ، او تلك التى تصرف نقداً . ويجب على الإدارة المختصة بإعداد كشوف الرواتب والاستحقاقات الإجابة عن كافة استفسارات المراجعة قبل الصرف وتقديم العون اللازم لأداء عملها . وعلى المكلف بإجراء المراجعة أن يُـذيل الكشوف بتوقيعه بما يفيد قيامه بالمراجعة مع كتابة التاريخ


مادة (86) إعداد سندات صرف الرواتب والاستحقاقات
يتم إعداد سندات الصرف والشيكات بقيمة صافى الرواتب والاستحقاقات المطلوب صرفها من البنك المختص بعد التاكد من سماح ارصدة الحسابات بالصرف .


مادة (87) التوكيل فى قبض الراتب
يجوز لأى موظف يقوم باستلام راتبه نقداً أن يوكل شخص آخر فى قبض راتبه ، ويشترط لقبول أمين الخزينة التوكيل تحديد اسم الوكيل ورقم بطاقته أو ما يثبت شخصه على أن يعتمد التوكيل من رئيس الموظف المباشر ، وعلى الوكيل أن يوقع باسمه فى كشوف الرواتب والاستحقاقات مقروناً بكلمة " بالتوكيل " وعلى مندوب الصرف أن يرفق التوكيل بكشف الرواتب و الاستحقاقات ، ولا يجوز أن يكون التوكيل الواحد عن أكثر من راتب أو استحقاق شهر واحد .


مادة (88) تحويل الراتب إلى البنوك
لا يجوز تحويل راتب أو استحقاق أحد موظفى الجمعية إلى البنك إلا بناء على طلب كتابى من الموظف وموافقة البنك كما لا يجوز إيقاف التحويل أو تغيير البنك إلا بناء على طلب الموظف كتابة وتقديم شهادة خلو طرف من البنك.


مادة (89) إقرار بصرف الرواتب نقداً
على مندوب الصرف بعد انتهاء صرف الرواتب والاستحقاقات نقداً إلى مستحقيها أن يُـذيل كشف الرواتب والاستحقاقات بإقرار منه أن الموظفين الوارد أسماؤهم بالكشف قد صُـرفت لهم رواتبهم واستحقاقاتهم نقداً بمعرفته وتم توقيعهم أمامه قرين أسمائهم بالكشف وذلك فيما عدا الذين لم يتقدموا لصرف رواتبهم واستحقاقاتهم خلال فترة أسبوع من تاريخ بدء صرف الرواتب نقداً وتقديم الكشف إلى المحاسب حيث يتم تعلية الرواتب التى لم يتم صرفها بأسماء مستحقيها ضمن الأرصدة الدائنة .


مادة (90) سداد الاستقطاعات إلى الجهات المختصة
يجب سداد الاستقطاعات من الرواتب المستحقة إلى الجهات المختصة فى المواعيد المقررة طبقاً للقوانين واللوائح المعمول بها فى هذا الشأن .


مادة (91) شيك المرتبات وشيك الإستقطاعات
بعد المراجعة والتحقيق من سلامة الإعداد وصحة الأرقام لإجمالى وصافى المستحق يتم استخراج :-
– شيك بصافى قيمة المرتبات وتسلم صورة من كشف المرتبات مع الشيك إلى المسئول عن عملية الصرف وذلك لإعداد الإيصالات والحصول على توقيع العاملين بما يفيد استلامهم المرتبات .
– الشيكات بالمبالغ المستقطعة من العاملين لحساب كل من مصلحة الضرائب ، التأمينات الاجتماعية .


مادة (92) إستقطاعات الضرائب
• المبالغ المستقطعة من العاملين للضرائب تكون طبقاً لأحكام القانون 91 لسنة 2005 ولائحته التنفيذية.
• المهن الحرة يخصم 5% من اى مبلغ يزيد عن 100ج يدفع الى اصحاب المهن غير التجارية التى يحددها الوزير المختص وهى المحاماة – الطب- الهندسة – الصحافة – الترجمة – عرض الازياء – التخليص الجمركى – القراءات والتلاوات الدينية – المحاسبة والمراجعه – الرسم والنحت – الخبرة بما فى ذلك مهنة الخبير المثمن – النسخ على الالة الكاتبة والكمبيوتر – تاليف المصنفات العلمية والادبية والغاء الاحاديث – الغناء والعزف والتلحين والرقص – والتمثيل والاخراج والتصوير السينمائى ..... وذلك حتى مبلغ 500 جنيه ، 15% لما يزيد عن ذلك .
• ضريبة كسب العمل للعاملين فى الجمعية يتمتعون بكافة الإعفاءات الواردة فى القانون أما العاملين فى جهات أخرى ويؤدون أعمال للجمعية يخصم نسبة 10% .
• يراعى أية تعديلات تحدث مستقبلاً فى قانون التأمين الاجتماعى

الباب السابع

المهام والإختصاصات المالية

مع عدم الإخلال بأحكام قانون الجمعيات رقم ( 84 ) لسنة 2002 ولائحته التنفيذية ولائحة النظام
الأساسى للجمعية تكون المهام والإختصاصات لأجهزة الجمعية كالتالى


مادة (93) المهام والإختصاصات المالية لمجلس الإدارة
• إدارة شئون الجمعية المالية وإقرار مشروع الموازنة عن العام الجديد بما يتضمنه من إيرادات ومصروفات متوقعة خلال العام واعتماد الحسابات الختامية عن السنة المالية المنتهية.
• تحديد أسعار وتكلفة الخدمات التى ستؤدى للغير وإقرار لوائح ونظم هذه الخدمات .
• تحديد قيمة السلفة المستديمة المخصصة لمواجهة المصروفات النثرية والعاجلة على أن يعاد دراسة قيمتها زيادة أو خفض بعد مرور ستة شهور من تاريخ صرفها طبقاً لمتوسط الصرف الشهرى مضافاً إليه 50%.
• تحديد اسم الشخص المسئول عن السلفة ويجوز أن يكون أحد أعضاء مجلس الإدارة بخلاف أمين الصندوق أو أحد العاملين بالجمعية .
• إقرار صرف السلف المؤقتة للصرف منها على الأعمال والأغراض التى يتعذر فيها الصرف بشيكات وبالقدر الذى يتناسب مع طبيعة العمل بالجمعية على أن يحدد فى طلب السلفة المدة التى ستقدم خلالها مستندات الصرف.
• تحديد من لهم حق اعتماد الصرف من السلفة المستديمة وحدود المبالغ التى يفوضون فى صرفها.
• دراسة التقرير المالى الشهرى الذى يعرضه أمين الصندوق ويتضمن بيان الإيرادات والمصروفات.
• مناقشة ملاحظات الإدارة الاجتماعية والجهات الأخرى وإعداد الرد عليها خلال شهر من تاريخ إبلاغها للجمعية.
• مناقشة تقرير مراقب الحسابات وإعداد الرد على ما ورد به من ملاحظات قبل عرضه على الجمعية العمومية.
• اعتماد محاضر الجرد السنوى.
• اعتماد وإقرار الحالات التى يتقرر علاجها أو إجراء جراحات لهم على نفقة الجمعية .
• الموافقة على التأمين على ممتلكات الجمعية والعاملين بمعرفة شركات التأمين المختصة.
• إصدار ما يراه من أحكام وقواعد تنظيمية تضمن سلامة العمل و إحكام نظام الرقابة الداخلية.


مادة (94) المهام والاختصاصات المالية لرئيس مجلس الإدارة
• التوقيع نيابة عن الجمعية على جميع العقود والاتفاقيات التى يقرها المجلس .
• التوقيع على جميع أذون الصرف والشيكات مع أمين الصندوق .
• البت فى الموضوعات التى تعرض عليه ولا تحتمل التأجيل لحين اجتماع المجلس على أن تعرض
• تفصيلاً وما قرره بشأنها فى أول اجتماع لمجلس الإدارة.
• اعتماد المصروفات على أن يصدق عليها فى أول اجتماع لمجلس الإدارة .
• بحث ودراسة جميع الملاحظات المالية مع أمين الصندوق والسكرتير وعرضها على مجلس الإدارة.
• اعتماد الصرف للحالات التى يتعذر فيها إحضار مستندات فى حدود مبلغ 100 جنيه (مائة جنيها )
• على أن ترفق مذكرة صرف توضح مفردات وطبيعة هذه المصروفات ومبررات تعذر الحصول على المستندات.
• وفى حالة غياب رئيس المجلس يقوم من ينوب عنه بأعماله طبقاً لنظام الجمعية ويكون له كافة صلاحيات واختصاصات الرئيس.


مادة (95) المهام والإختصاصات المالية لأمين الصندوق
• مسئول عن جميع الشئون المالية للجمعية طبقاً للنظام الذى يقره مراقب الحسابات ويوافق عليه مجلس الإدارة.
• الإشراف العام على موارد الجمعية ومصروفاتها .
• متابعة استخراج الإيصالات عن جميع الإيرادات واستلامها وإيداعها فى البنك أولاً بأول.
• متابعة قيد جميع الإيرادات والمصروفات أولاً بأول فى الدفاتر الخاصة بذلك .
• متابعة جميع الأعمال المالية والمخزنية.
• مراجعة الموازنات التقديرية للمشروعات المقترحة بغرض زيادة موارد الجمعية .
• مراجعة الموازنة التقديرية للإيرادات ومصروفات الجمعية عن السنة المقبلة قبل عرضها على مجلس الإدارة و إرسالها للإدارة الاجتماعية قبل عرضها على الجمعية العمومية بشهر على الأقل.
• مراجعة التقارير التى يعدها المدير المالى والإدارى للجمعية.
• التوقيع مع رئيس مجلس الإدارة على جميع أذون الصرف والشيكات بعد مراجعة المستندات والتأكد من سلامتها.
• الإشراف على الجرد السنوى وتقديم تقرير بنتيجته إلى مجلس الإدارة.
• دراسة ملاحظات الجهات الإدارية والرقابية والخاصة بالنواحى المالية ومراجعة التقارير المعدة بشأنها تمهيداً لإعداد الرد على هذه الجهات.
• الإشراف على أعمال لجان المشتريات.
• جرد الخزينة والسلفة المستديمة و إعداد محضر بذلك.
• متابعة موقف السيولة النقدية بالجمعية .


مادة (96) اختصاصات المدير المالى والإدارى
• إعداد الموازنة التقديرية لإيرادات ومصروفات الجمعية عن السنة المقبلة وعرضها على أمين الصندوق لمراجعتها قبل عرضها على مجلس الإدارة.
• إعداد التقارير المالية الدورية وغير الدورية التى يطلبها مجلس الإدارة.
• متابعة جميع عمليات الصرف والتحصيل وكافة الأعمال المحاسبية والمخزنية ومراجعة المستندات قبل وبعد الصرف والتوقيع بما يفيد ذلك
• متابعة عمليات القيد فى السجلات المحاسبية والمخزنية .
• تنفيذ القرارات المالية لمجلس الإدارة والتحقق من مطابقتها لبنود الموازنة وعدم مخالفتها للقوانين واللوائح المعمول بها أو شروط الجهات الممولة لمشروعات الجمعية.
• التوقيع على حوافظ توريد النقدية أو الشيكات ومتابعة عمليات الإيداع فى البنك وإجراء المراجعات اللازمة فى هذا الشأن قبل وبعد الايداع .
• الاشتراك فى لجان الجرد السنوى ومتابعة العهد الشخصية التى يتم تسليمها للعاملين بالجمعية.
• متابعة تنفيذ العقود والارتباطات المالية التى أبرمتها الجمعية مع الغير ومتابعة أوامر التوريد.
• بحث ودراسة ملاحظات الجهات الإدارية وإعداد تقريرعنها يعرض على أمين الصندوق.
• اعتماد الصرف من السلفة المستديمة فى حدود السلطة المخولة له من مجلس الادارة.
• مراجعة البيانات اللازمة لإعداد الحسابات الختامية والميزانية العمومية.
• التوقيع على أذون الصرف من المخازن.
• استيفاء ومراجعة جميع مستندات الصرف والتوقيع عليها بما يفيد ذلك.
• تحرير الشيكات وأذون الصرف بعد إتمام المراجعة الحسابية والمستندية
• مراجعة كشوف حسابات البنك ومطابقتها مع الدفاتر أى : ( التسوية البنكية )
• مسئول عن حفظ المستندات والدفاتر المالية بترتيب تاريخى منظم وطبقاً لتسلسل ترقيمها وذلك فى السنة المالية الجارية على ان تسلم بعد ذلك لسكرتير الجمعية لحفظها فى مكان مناسب طبقاً لسنوات الاستخدام.




مادة (97) مراقب الحسابات
للجمعية العمومية أن تعين مراقباً للحسابات من غير أعضاء مجلس الإدارة ويجب أن يكون من المقيدين بجدول المراجعين إذا جاوزت مصروفات الجمعية أو إيراداتها 20,000 جنية ويتولى مهمته من تاريخ تعيينه حتى اجتماع الجمعية العمومية التالى ويتعين عليه مراقبة حسابات السنة المالية التى يندب لها ، وإذا لم يكن للجمعية فى أى وقت لاى سبب مراقباً للحسابات فعلى مجلس الإدارة اتخاذ إجراءات تعيين مراقب للحسابات فوراً تحت مسئوليته وتحديد أتعابه على أن يعرض أمر اختياره على الجمعية العمومية فى أول اجتماع لها وتكون مهمة مراقب الحسابات ما يلى :-
1. الاطلاع على دفاتر الجمعية وسجلاتها ومستنداتها فى أى وقت ويكون له حق طلب البيانات والإيضاحات التى يرى ضرورة الحصول عليها لأداء مهمته وله كذلك أن يحقق موجودات الجمعيه والتزاماتها ويتعين على مجلس الإدارة أن يمكنه من كل ما تقدم.
2. على مجلس الإدارة عرض تقرير المراقب وما اتخذه المجلس من إجراءات على الجمعية العمومية.
3. أن يقوم بمساعدة الإدارة المالية فى وضع النظام المالى الذى يكفل حسن سير العمل بها.
4. يعتبر مراقب الحسابات مسئولاً عن جرد العهدة المخزنية وحسابات العهد فى نهاية السنة المالية للجمعية و رفع تقرير نتيجة الجرد إلى اللجنة التنفيذية أو مجلس الإدارة.
5. تقديم تقرير عن الحساب الختامى والميزانية العمومية الى مجلس الإدارة قبل الموعد المحدد لإنعقاد الجمعية العمومية بشهر على الأقل مشفوعا بتقرير منه يتضمن ملاحظاته على الحساب الختامى والميزانية وله أن يحضر إجتماع الجمعية العمومية ويتلو تقريره عن أعمال الجمعية ويدلى برأيه فى كل ما يتعلق بعمله كمراقب لحسابات الجمعية.
6. إذا وقع من مراقب الحسابات أى قصور فى أداء واجباته فلمجلس الإدارة مناقشته وإتخاذ القرار المناسب فى هذا الشأن بعد الرجوع للجمعية العمومية .

الباب الثامن

لائحة بدل السفر ومصروفات الانتقال

مادة (98) بدل السفر
يقصد ببدل السفر المبلغ الذى يصرف للعامل مقابل النفقات الشخصية التى يتحملها بسبب تكليفه بمأمورية خارج مقر عمله الرسمى بقدر عدد الليالى التى تقضى فى السفر.


مادة (99) فئات بدل السفر ( الإعاشة ) عن الليلة الواحدة داخل الجمهورية كما يلى:
بالجنيه المصرى
100 رئيس واعضاء مجلس ادارة الجمعية
80 المدير التنفيذى للجمعية
70 الرؤساء والمشرفين
60 الأخصائيون الفنيون (سواء من العاملين فى الجمعية أو ممن يستعان بخدماتهم من خارج الجمعية)
50 العاملون الآخرون
مادة (100) الإقامة فى الفنادق
تتحمل الجمعية مصروفات الاقامة فى الفنادق التى تتعامل معها الجمعية فى مختلف محافظات ومدن الجمهورية ، بعد تقديم الفواتير المؤيدة لذلك وذلك بحد أقصى 200 جنية مائتين جنية لليلة الواحدة لجميع أعضاء مجلس الإدارة وفريق العمل التنفيذى بالجمعية


مادة (101) بدل السفر لليوم الواحد
يشترط لمنح بدل السفر/الاقامة فى الفنادق، أما إذا انتهت المأمورية فى نفس اليوم ولم يتطلب استكمالها الاقامة بالفنادق ليلا، فيصرف بدل السفر بمقدار النصف، بشرط ألا يقل بُعد الموقع الذى تنفذ فيه المأمورية عن مقر العمل عن 70 كيلومتراً.


مادة (102) الإقامة خارج الجمهورية عن الليلة
الى جانب نفقات الاقامة فى الفنادق التى تتعامل معها الجمعية ووفقا للفواتير المؤيدة، تحدد فئات بدل السفر عن الليلة الواحدة خارج الجمهورية بمبلغ خمسون دولارا عن الليلة الواحدة للفرد .
مادة (103) تكاليف إستخراج جواز السفر والتأشيرات
تتحمل الجمعية مصروفات الإجراءات اللازمة للسفر التى يتكلفها العامل الموفد الى الخارج مثل نفقات استخراج جواز السفر، الحصول على التأشيرات، رسوم المغادرة، مصاريف الانتقال من والى الموانى والمطارات وغير ذلك من التكاليف الضرورية ما لم تتحمل جهات مانحة هذه المصروفات.
مادة (104) بدلات إضافية للسفر خارج الجمهورية
يجوز لرئيس مجلس الادارة منح العاملين الذين يوفدون لمهام فى الخارج تعويضا ماليا لمواجهة نفقات الاستقبال والضيافة، إذا اقتضى أدائه لمهمته ذلك، بما لا يجاوز نصف اجمالى بدل السفر المستحق عن المهمة بحد أقصى 25 دولار، ويصرف هذا التعويض لرئيس الوفد دون غيره، ما لم يكن المكلف بالمهمة منفرداً.
مادة (105) مصروفات الانتقال الداخلية للعاملين
مصروفات الانتقال هى ما يصرف للعامل للقيام بمهمة خارج مقر العمل نظير ما يتكلفة فعلا من نفقات بسبب ادائها من أجور سفر، وانتقال ما لم تدبر له الجمعية وسيلة الانتقال على ان يقدم العامل المستندات الدالة على ذلك , كما يتم ايضا صرف هذا المقابل اذا كانت المهمة تتم خارج البلاد .
مادة (106) إنتقالات أعضاء مجلس الإدارة
يجوز لرئيس واعضاء مجلس الادارة والمدير التنفيذى للجمعية (إن وجد) استعمال سيارات الأجرة (التاكسى) فى انتقالاتهم لأداء مهام خارج مقر العمل كلما دعت ضرورة العمل ذلك، ولم تدبر لهم وسيلة الانتقال من جانب الجمعية.
ويجوز لمن يفوضه رئيس مجلس الإدارة التصريح لأى من العاملين فى الجمعية بإستخدام السيارات الأجرة (التاكسى) إذا دعت الضرورة لذلك إذا كانوا مكلفين بحمل مبالغ نقدية كبيرة أو مستندات لها طابع السرية والأهمية.
مادة (107) تتحدد درجات ركوب رئيس واعضاء مجلس ادارة الجمعية والعاملين فيها فى القطارات
• رئيس وأعضاء مجلس الادارة الدرجة الأولى (مكيف)
• المدير التنفيذى ومدير الشئون المالية والادارية
ومن فى مستواه (إن وجد) الدرجة الأولى (مكيف)
• المتخصصون الفنيون والإداريون الدرجة الأولى ( مكيف)
• الكتابيون وعمال الخدمة المعاونة الدرجة الثانية ( مكيف )


مادة (108) تتحدد درجات ركوب الطائرات لأجهزة الجمعية كالتالى
بالنسبة للرحلات الداخلية، والخارجية يتم السفر بالدرجة السياحية، وذلك فى المهام العاجلة، ويكون التصريح بذلك بقرار من رئيس مجلس إدارة الجمعية .

الباب التاسع

المخالفات المالية

مادة (109) ماهية المخالفة المالية
تشمل المخالفة المالية كل عمل أو تصرف يقوم به أحد العاملين بالجمعية يترتب عليه ضياع أو فقد أموال الجمعية وكذا الإهمال أو التقصير العمدي في أداء الأعمال الموكولة بما يؤدي إلى تحميل الجمعية بأعباء مالية إضافية أو صرف مبلغ دون حق أو مبرر.
مادة (110) صور المخالفات المالية
يعتبر من المخالفات المالية في تطبيق أحكام هذه اللائحة ما يلي:
 مخالفة اللوائح والإجراءات المالية المنصوص عليها في القوانين واللوائح المعمول بها بالجمعية.
 الإهمال أو التقصير وسوء الاستعمال والتصرفات التي يترتب عليها ضياع أموال الجمعية أو صرف مبالغ دون وجه حق أو عدم القيام بإجراءات تحصيل الإيرادات وتوريدها إلى خزانة الجمعية.
 عدم تمكين المراجع الخارجي أو مراجع الجهة الادارية من الاطلاع على المستندات والسجلات التي يتطلبها أداء أعماله وإنجاز مهمته.
 عدم الرد على تقارير المراجع الخارجي في الموعد المحدد.
 عدم إبلاغ السلطة المختصة بما يقع من حوادث اختلاس أو سرقة أو حريق أو تزوير.
 إفشاء أسرار العمل المالية التي يطلع عليها الموظفون بحكم ممارسة وظائفهم أو أعمالهم بالجمعية.
 استغلال الوظيفة بصفة عامة أو الحصول على منفعة خاصة للموظف أو استفادة بسبب الوظيفة.
مادة (111) جزاءات المخالفة المالية
يسري في شأن تحقيق المخالفة المالية وتوقيع العقوبة عنها أحكام لائحة الجزاءات بالجمعية.

دليل الإجراءات المالى

أولا :- المستندات
ثانـيا :- المجموعه الدفتريه والسجلات .
ثالـثا :- إجراءات الضبط والرقابه الداخليه.
رابعا :-


أولا المستندات
تعد المستندات حجر الأساس في النظام المحاسبي باعتبارها مصدر القيد في الدفاتر والسجلات ، ومن ثم فلا بد من أن تستوفي في ذاتها إجراءات الضبط والرقابة حيث أنه بالنسبة للمستندات الخارجية لابد من أن تكون موجهة للمشروع ، ومحددة التاريخ ، وواضحة البيانات فلا يوجد شطب ولا كشط ولا تحشير ، وتكون معلومة المصدر والاسم التجاري لمنشئها ، والبطاقة والملف الضريبي والسجل التجاري ، ومعتمدة بخاتم المنشأة ، وتوقيع المسئول عن إصدارها ، وأن تكون أصل وليس صورة ، وأما بالنسبة للمستندات الداخلية فلا بد من أن تكون معنونة باسم المشروع ، ومستوفية للشروط السابق ذكرها إلا أنها قد تكون صورة وليس أصلاً .
والحدث المالي لا يعتمد في كثير من الأحوال على مستند واحد لإثباته بالدفاتر والسجلات ولكن قد يؤكد وقوعه العديد من المستندات التي قد تنشأ من خارج المنشأة أو كلاهما .
وتتمثل مستندات الصرف بالجمعيات من المصروفات الجاريه كالإجور والمرتبات والإنتقالات والصيانه والإصلاح…. إلخ ومصروفات إقتناء الأصول الثابته أو شراء مواد مستهلكه بكميات كبيره وتتمثل مستندات الصرف فيما يلي :-
مستندات المصروفات الجارية :-
• طلب الصرف معتمد من السلطة المختصة .
( المدير التنفيذي – رئيس مجلس الإدارة – اللجنة التنفيذية – مجلس الإدارة ) .
• مذكرة صرف الشيك .
• صورة الشيك .
• مستند استلام الشيك .
• مستند الصرف ( كشف الأجور والمرتبات – فاتورة شراء . . .إلخ )
• مطالبة بالأتعاب في حالة الاستشاريين .
• مستند قيد اليومية (للجمعيات التي يستخدم فيها قيود اليوميه ).


2- مستند اقتناء الأصول الثابتة والمهمات المستهلكة بكميات كبيرة :-
بالإضافة إلى المستندات السابقة يتم استيفاء المستندات التالية :-
• فاتورة الشراء ، أو المستخلصات في حالة التحسينات .
• كراسة الشروط .
• عروض الأسعار من الموردين .
• كشف توريد عروض الأسعار معتمد من لجنة البت .
• محضر فحص واستلام للأصناف الموردة .
• إذن إضافة للمخازن .
• صورة من قرار تشكيل لجنة البت .
• صورة من قرار تشكيل لجنة الفحص والاستلام .
• مستند الإعلان عن المناقصة في حالة وجودها .
• مستند قيد اليومية (للجمعيات التي يستخدم فيها قيود اليوميه ).


3- مستندات التحصيل :
تتمثل المتحصلات في الإيرادات الناتجة عن إشتراكات الأعضاء ورسوم العضويه والتبرعات وإيرادات الأنشطه الأخرى والمنح الوارده من الجهات المموله وهذه المتحصلات تستوجب استيفاء ما يلي :-
• صورة قرار اللجنة التنفيذية أو مجلس الإدارة بالموافقة على الواقعة المنشأة للإيراد .
• إذن توريد نقدية أو شيك بالقيمة .
• إيصال استلام نقدية أو خطاب التحويل أو صورة الشيك .
• إيصال إيداع نقديه أو شيك من البنك .


4- مستندات التحصيل الأخرى :
تتمثل المتحصلات الأخرى في الإيرادات الناتجة عن غرامات الموردين وبيع كراسة الشروط ، وإيرادات بيع الأصول المستهلكة أو التي يتم الاستغناء عنها ، وجميع هذه المتحصلات تستوجب استيفاء ما يلي :-
• صورة قرار اللجنة التنفيذية أو مجلس الإدارة بالموافقة على الواقعة المنشأة للإيراد .
• إذن توريد نقدية أو شيك بالقيمة .
• إيصال استلام نقدية من الخزينة أو شيك .
• في حالة بيع أصل ثابت فإنه بالإضافة إلى ما سبق يستوفي ما يلي :-
 محضر فحص وتقدير لقيمة المبيع .
 الإعلان عن المزاد .
 محضر لجنة فض المظاريف .
 محضر لجنة البت .
 قرار مجلس الإدارة أو من يفوضه في ترسية المزاد .


5- مستندات التسويات :
• القوائم المالية عن السنوات السابقة .
• كشوف حسابات البنوك .
• بيان بالحسابات المفتوحة لدى البنوك .
• كشف إهلاكات الأصول الثابتة .
• محاضر اجتماعات اللجنة التنفيذية .
• محاضر اجتماعات مجلس الإدارة .
• محاضر جرد الأصول الثابتة والعهد المستهلكة .
• محاضر جرد الخزينة أو الصندوق .
• كافة المراسلات الصادرة من المشروع والواردة إليه .
• الاتفاقية بين الجمعية والجهة المانحة .
• صور نماذج الخصم والإضافة .








ثانيا المجموعه الدفتريه
وطريقة التسجيل بها


 يجب توافر الشروط والمعايير الآتية فى مجموعة السجلات والدفاتر
أن تتفق مع متطلبات قانون الجمعيات رقم ( 84 ) لسنة 2002 ولائحته التنفيذية.
• الالتزام بالمبادئ المحاسبية المتعارف عليها .
• حصر جميع العمليات الخاصة بنشاط الجمعية .
• إمكان إعداد القوائم المالية .
• إمداد مجلس الإدارة بالمعلومات التى تساعده فى أداء عمله بكفاءة.
• المساعدة فى إعداد الموازنة التخطيطية والرقابة عليها.
• المساعدة فى إعداد التقارير المالية المختلفة .


 دفتر الحضور و الانصراف (إدارى- مالى)
• يعد دفتر الحضور و الانصراف لمتابعة مواعيد العمل ومدى التزام الموظفين بها كما يمكن الجمعية من تحديد حالات التغيب و التأخير للموظفين و تطبيق لائحة الجزاءات الخاصة بالتغيب والتأخير
• يقوم بإمساك الدفتر القائم بالأعمال الأعمال الإدارية بالجمعية.
• يقدم الدفتر بنهاية كل شهر لرئيس الجمعية لاعتماده.
• من واقع دفتر الحضور والانصراف يتم إعداد بطاقات صرف المرتبات والتقييم الموظفين ويرسل بيان بالجزاءات التى سيتم خصمها .


 يجب مراعاة الإرشادات التالية عند القيد فى السجلات والدفاتر المحاسبية :-
• أن يكون الدفتر خالياً من أى فراغ أو كتابة فى الهوامش أو كشط أو تحشير فيما دون به.
• أن ترقم الصفحات وتختم على كل صفحة بخاتم الإدارة الاجتماعية.
• أن يتم القيد أولاً بأول ومن واقع مستندات مستوفا ومعتمدة من السلطة المختصة وبأرقام مسلسلة تبدأ من أول السنة المالية مع مراعاة أن يتم ترقيم مرفقات كل مستند وتسجيل عدد المرفقات على أذن الصرف.
• إجراء المطابقة الدورية بين السجلات الرئيسية والفرعية.
• إجراء قيود الإهلاكات والمستحقات قبل إقفال حسابات السنة المالية.
• مراعاة متابعة كشوف حسابات البنك و إعداد التسوية البنكية لغرض الضبط والرقابة على العمليات البنكية سواء سحب أو إيداع أو تحويلات من حساب لآخر.






الدفاتر الأساسية وطريقة التسجيل بها
1. دفتر الإيرادات والمصروفات (اليوميه الأمريكيه)
يحتوى هذا الدفتر على جانبين الجانب الأيمن(المدين) يخصص للحركه المدينه الخاصه بأصول البرنامج ومصروفات التشغيل والجانب الأيسر (الدائن) للحركات الدائنه مثل منح مصروفات التشغيل ومنحة التأسيس ومنحة النشاط وأى إيرادات أو تبرعات أو مساهمات والدفتر له مجموعه من الخانات يخصص فيها خانة لكل بند من البنود الخاصه بالحسابات المدينه والدائنه ونموذج الدفتر كالآتى :-


دفتر يومية الإيرادات والمصروفات


التاريخ رقم القيد الــبيان إجـمالى البـنك مطبوعات أجور ومكافآت إيرادات نشاط إشتراكات عضويه أصول ثابته منحة
دائن مدين دائن مدين دائن مدين دائن مدين دائن مدين دائن مدين دائن مدين دائن مدين












إجمالى حالى
إجمالى سابق
إجمالى كلى




يحتوي الجانب المدين على الخانات الآتية :-
• خانة للأثاث والأصول والأجهزه الخاصه بمشروع القروض .
• مجموعة خانات كل منها مخصص لمصروف معين مثل ( الأجور ، المطبوعات والدفاتر المكافآت ، المصروفات والعمولات البنكيه ، مصاريف الصيانه …… ألخ ) .
• مجموعه أخرى من الخانات لتسجيل أى مصروفات يمكن أن تستجد أثناء تنفيذ البرنامج .
• خانه لحركة الخزينه اليوميه تضاف الى الدفتر .
• خانه للحركه المدينه للبنك الخاص بمصروفات التشغيل .
• خانه للإجمالى لكل حركه من الحركات التى يتم إثباتها .


ويتبع الآتي في القيد :-


1. خانة الأصول الثابته للأثاث والمفروشات وأصول المشروع ويسجل المبلغ فى الخانه الخاصه به وتثبت هذه القيمه فى الإجمالى المقابل لها فى السطر وتسجل فى البنك فى الجانب الدائن إذا كانت نقدا وفى دائنون متنوعون أو موردون إذا كانت بالآجل ثم يتم شرح القيد ورقم الشيك وتاريخ تحريره فى خانة البيان ورقم قيد اليوميه والتاريخ فى خانة رقم المستند والتاريخ .
2. خانة المطبوعات والدفاتر حيث تثبت قيمة أى نماذج مطبوعات أو دفاتر خاصه بمشروع القروض وتسجل القيمه فى الخانه الخاصه بها وتسجل نفس القيمه فى خانة الإجمالى وفى الجانب الدائن تسجل القيمه فى البنك أو السلفه الخزينه .
3. خانة أجور العاملين هذه الأجور شهريه وتسجل فى الخانه الخاصه بها بالقيمه الإجماليه للإجور الشهريه ويكون المستند الذى يسجل منه هو كشف الأجور والمرتبات والطرف الآخر البنك .
4. خانة المكافآت والحوافز التى يتم توزيعها للعاملين وتصرف وفقا لسياسات المشروع وقرارات مجلس الإداره ، ثم تسجل القيمه فى الجانب الدائن فى البنك .
5. خانه للمصروفات والعمولات البنكيه الخاصه بحساب مصروفات تشغيل وتتمثل فى مصاريف كشف الحساب ودفاتر الشيكات البنكيه الخاصه بهذا الحساب .
6. خانة مصاريف الصيانه وهى المصروفات التى تصرف كصيانه لأجهزة الكمبيوتر أو الأثاث بالمشروع .
7. خانه لتسجيل المصروفات المتنوعه وهى المصروفات التى لاتتكرر سوى مره أو مرتين خلال العام ومثال ذلك مصروفات النظافه وأدوات النظافه ومشال وإكراميات.... الخ .
8. خانه للحركه المدينه للبنك أى المبالغ التى يتم إضافتها الى رصيد الحساب فى البنك الخاص بمصروفات التشغيل ويكون الجانب الدائن هو بند منح أو إيرادات أخرى .
9. خانه للإجمالى يتم التجميع الأفقى فيها للبنود المدينه ثم يتم التجميع الرأسى لجميع هذه الخانات فى نهاية الصفحه ويجب أن يتطابق إجمالى البنود الأفقيه مع المجاميع الرأسيه لكل بند .


ثانيا الجانب الدائن يحتوى على الخانات الآتية :-
• خانة لمنحة الجهه المموله (للتشغيل أو الأثاث أو النشاط) .
• خانه للإيرادات والإشتراكات والتبرعات والمساهمات ( النقديه أو العينيه ) التى يساهم بها فى أعضاء الجمعيه أو المجتمع .
• مجموعه من الخانات لتسجيل أى إيرادات أخرى للصرف على الجمعيه والبرنامج .
• خانه للحركه الدائنه للبنك الخاص بالمبالغ المنصرفه أو المسحوبه من البنك .
• خانه للإجمالى لكل حركه من الحركات التى يتم إثباتها .
• خانه للبيان يتم فيها الشرح للحركه التى يتم تسجيلها فى هذا السطر للمدين والدائن .
• خانه لرقم المستند والأخيره لخانة التاريخ الخاص بهذا البيان للمدين والدائن.


ويتبع الآتي في القيد :-
1. يثبت في خانة المنح كافة المبالغ الواردة والخاصه بالصرف على أوجه النشاط الخاصه ثم تثبت هذه المبالغ فى خانة الإجمالى ويتم إضافة هذه القيمه فى الجانب المدين للبنك ويسجل فى خانة البيان الشرح الخاص بهذه الحركه ثم رقم المستند الخاص بإيداع هذا المبلغ فى البنك طبقا للمستند الذى تم به التسجيل بالدفتر وكذلك تاريخ هذه الحركه الذى تم فيه تحويل أو إيداع المبلغ أو الشيك فى البنك فى خانة التاريخ .
2. إذا كانت هناك مساهمات نقديه أو عينيه أو من الجهود الذاتيه تضاف فى الجانب الدائن فى خانة منح أو مساهمات عينيه وتضاف فى الجانب المدين فى خانة البنك الخاص بمصروفات التشغيل وتسجل فى الإجمالى فى الجانبين ويتم الشرح فى خانة البيان وإثبات رقم إيصال إيداع البنك فى رقم المستند ثم تاريخ إيداع المبالغ فى البنك وفى حالة المساهمه العينيه يتم التسجيل من مستند محضر التقييم أوالتثمين لما تقرره لجنة التثمين .
3. الخانات الأخرى فى الجانب الدائن يسجل بها أى منح أو إيرادات أخرى للصرف على الجمعيه أو البرنامج .
4. خانه للحركه الدائنه للبنك والخاص بمصروفات التشغيل .
5. خانه للإجمالى يتم التجميع الأفقى فيها ثم يتم التجميع الرأسى فى نهاية الصفحه لكل بند من هذه البنود ويجب أن يتطابق إجمالى البنود الأفقيه مع المجاميع الرأسيه لكل بند .
6. خانة البيان يوضح بها بيان حركة البند والجهة التى ورد ت منها المنحه أو التحويل أو الإيرادات الأخرى.
7. خانة رقم المستند التى توضح رقم مستند القيد الخاص برقم قيد اليوميه .






ملاحظه هامه
يراعي تجميع المبالغ المقيدة ويجب أن يتساوى الجانب المدين والجانب الدائن بعد كل حركة من الحركات أو بعد ترحيل قيد اليوميه وكذلك فى الإجمالى العام وإذا لم يحدث تساوى بين الطرفين يجب مراحعة الترحيل والتجميع لتصحيح الأخطاء التى غالبا ما تكون فى التجميع أو الترحيل.
ثم يسجل فى خانة الإجمالى السابق جميع القيم المسجله فى الصفحه السابقه لإجمالى الشهور السابقه من أول العام المالى حتى نهاية الشهر السابق وخانة الإجمالى التراكمى أو الكلى تشمل إجمالى الشهر الحالى والإجمالى السابق .


2. دفتر البنك
نموذج دفتر حركة البنك


تاريخ القيد رقم قيد اليوميه بــــيان لـه مـنه رصيد








الإجمالى


يستخدم هذا الدفتر لتسجيل جميع حركات السحب والإيداع للحساب الجارى بالتفصيل حيث يتم التسجيل به أولا بأول لجميع الحركات التى يكون البنك طرف بها وذلك حتى تتمكن الإداره من معرفة الرصيد النقدى للجمعيه بالبنك فى أى لحظه حيث يترتب على ذلك تحديد الرصيد النقدى الذي يسمح بالصرف على أنشطة المشروع كما ترجع أهمية هذا الدفتر فى متابعة حركة البنك ومطابقته مع كشوف حساب البنك.
ويتم التسجيل فى دفتر حركة البنك بتسجيل جميع حركات السحب والإيداع الخاصه بالصرف على البرنامج وكذلك المنح الخاصه بمصروفات التشغيل وأى تحويلات من أى نشاط آخر داخل الجمعيه أو التحويل الى أى نشاط أخر داخل الجمعيه للصرف على البرنامج .


 التسجيل في دفتر حركة البنك
 تسجيل منح مصروفات التشغيل
يتم تسجيلها فى الجانب المدين ( الإيداع ) بزيادة رصيد الحساب فى البنك بهذه القيمه .
 تسجيل المشتريات والمصروفات
يتم التسجيل فى الجانب الدائن ( السحب ) حيث يتم تخفيض رصيد الحساب فى البنك بقيمة ما يتم صرفه للمشتريات أو المصروفات.
 إشعار الخصم المرسل من البنك يمكن أن يحتوى على الآتى :
هى تلك العمولات التى يُحملها البنك للجمعيه ويمكن معرفتها من إشعار الخصم أو من كشف الحساب وهى كالتالى .
- عمولة تحويل مبالغ وتكون تقريبا 2, % أثنين فى الألف.
- عمولة تحصيل الشيكات.
- مصاريف دفاتر الشيكات .
- مصاريف كشف الحساب .


 تسجيل المصاريف والعمولات البنكيه
- يُرسل البنك كشف الحساب و يتم عمل قيد اليومية لهذه المصروفات.
- يكون لكل بنك دفتر خاص به فى الجمعية يتم التسجيل به .
- يتم التسجيل فى الجانب الدائن (له) بقيمة المصروفات و والعمولات حيث أنها تمثل تخفيض لرصيد الجمعيه بالبنك .


ملاحظه هامه
ملاحظه :- يمكن أن يكون دفتر البنك دفتر مستقل وذلك يتميز بأنه يظهر رصيد البنك بعد كل حركة سحب أو إيداع ، كما يمكن أن يكون دفتر البنك ضمن دفتر اليومية الأمريكيه حيث يحتوى على جانبين أحدهما بالجانب المدين من الدفتر ويثبت به حركات الإيداع والأخر بالجانب الدائن بالدفتر ويثبت به حركات السحب .
3. دفتر الخزينة (الصندوق) :


ويستخدم هذا الدفتر لتسجيل حركة التدفقات النقدية بخزينة الجمعيه لإتاحة الفرصة للمسؤل عن الخزينه أو مجلس الإداره من تحديد ما لديه من رصيد النقدية في الدفتر في أي لحظة ومطابقتها بالرصيد الفعلى للنقديه بالخزينه ويمكن أن تعد أوراق هذا الدفتر من أصل يمكن فصله وصورة ثابتة بالدفتر حيث يرسل الأصل مرفق به صور إيصالات الاستلام إلى المحاسب للقيد بمقتضاها.


وترجع أهمية هذا الدفتر الى إتاحة الفرصة للمسؤل عن الخزينه من تحديد ما لديه من رصيد النقدية في الدفتر في أي لحظة ومطابقتها بالرصيد الفعلى للنقديه بالخزينه ويمكن أن يطبع هذا الدفتر من أصل وصوره ثابتة بالدفتر حيث يرسل الأصل مرفق به صور إيصالات إستلام النقديه إلى المحاسب للقيد بمقتضاها فى نموذج قيد اليوميه ودفتر الخزينه ثم التسجيل فى دفتر يومية الإيرادات والمصروفات .


نموذج دفتر حركة الخزينه
تاريخ رقم ايصال السداد بــــيان منصرف
لـه وارد
مـنه رصيد






















الإجمالى


















4. دفتر أو كشف السلفه المستديمه


الغرض منه :- الرقابه على المصروفات النقديه الزهيده بالمشروع
مستند القيد:- إذن الصرف النقدى مسلسل الأرقام ومرفقا به المستندات والفواتير الؤيده للصرف .
طريقة القيد :- إدراج القيمه المنصرفه فى خانة مبالغ منصرفه وتخصم من الرصيد حتى يظهر الرصيد بالقيمه الصافيه ويتم إدراج رقم إذن الصرف النقدى وتاريخه والبيان ويتم تجميع المبلغ المنصرفه وإستعاضتها بشيك جديد بقيمة المنصرف فقط .


نموذج كشف استعاضة السلفة المستديمة رقم ( )
الصادرة بالشيك رقم......... بتاريخ / / 200 علي بنك.......... لإستعاضة السلفه المستديمه


الرصيد مبالغ منصرفة البـــــيـان أذن صرف رقم التاريخ التوجيه المحاسبي




















الإجمـالـي
الرصيد المتبقي في السلفه


برجاء التكرم بالموافقة علي إستعاضة السلفه المستديمه بمبلغ جنيه وذلك لمجابهة المصروفات النثرية الخاصة بالمشروع .
تحريراً في / / 200


توقيع مسئول السلفة توقيع المحاسب




5. سجل الأصول الثابته ( للعهد المستديمة )


الغرض منه :- تسجيل وحصر كافة العمليات الماليه المتعلقه بالأصول الثابته التى يتم اقتناؤها كما يوفر سهولة حساب إهلاك الأصول .
مستند القيد:- فواتير شراء الأثاث ويرفق بها مستندات عروض الأسعار وقرار لجنة البت .
طريقة القيد :- تفرد صفحه فى السجل أو بطاقة لكل مفرده فى بطاقه الصنف من نوع الأصول فمثلاً كراسى نوع موم ، كراسى نوع العفى ، مكاتب إيديال ………وهكذا ) وتتضمن بطاقة الأصل توصيف للأصل كإسم المورد وبلد الصنع وشروط التعاقد ورقم الكود بالمشروع وتاريخ الصيانه وتكلفة الإقتناء والإضافات والإستبعادات بتواريخ حدوثها ومعدلات الإهلاك السنوى وإسم الشخص الذي يعهد إليه بالأصل وهو ما يستخدم لأغراض الرقابة عند مقارنته بنتائج الجرد الفعلي .
ويأخذ هذا السجل شكل دفتر مجلد تخصص به صفحة أو أكثر لكل صنف ، أو شكل بطاقات سائبة حيث تخصص بطاقة أو أكثر لكل صنف .


نموذج سجل الأصول الثابته
نوع الأصل :.....................................
رقم الصنف :.....................................
معدل الإهلاك :....................................


الـبـيان عدد التاريخ قيمة الأصل أول الفتره إضافات إستبعادات قيمة الأصل آخر الفتره مجمع الإهلاك أول الفتره إهلاك الفتره الحاليه مجمع إهلاك آخر الفتره




















6. سجل عهدة المخازن ( للعهد المستهلكة )


الغرض منه :- حصر حركة العهد المستهلكة ( أوراق تصوير ، أوراق للكتابة ، دسكات كمبيوتر ، علب دبابيس ، أقلام ، مساطر ، بلوك نوت ، مطبوعات …… الخ ) حيث يوضح هذا السجل رصيد كل صنف من الأصناف عقب كل حركة إضافة أو صرف
مستند القيد:- فواتير الشراء الأثاث ويرفق بها مستندات الموافقه .
طريقة القيد :- تفرد صفحه أو بطاقة لكل مفرده من العهد المستهلكه فمثلاً تتضمن الصفحه توصيف للصنف ورقم الكود للصنف وتاريخ الإضافه أو الصرف وخانه للوارد للمخازن من الصنف ( كميه وسعر) وكذلك المخصوم أو المنصرف من المخازن وخانه توضح الرصيد أولا بأول بعد كل عملية إضافه أو صرف و يستخدم هذا السجل لأغراض الرقابة عند مقارنته بنتائج الجرد الفعلي ، وفي ترشيد قرار الشراء بالتعرف على الكميات المتاحة ، ويأخذ السجل شكل دفتر مجلد تخصص به صفحة أو أكثر لكل صنف ، أو شكل بطاقات سائبة حيث تخصص دبطاقة أو أكثر لكل صنف.


نموذج سجل عهدة المخازن
إسم الصنف :.....................................
رقم الصمف :.....................................
وحدة القياس :....................................


البيان رقم المستند التاريخ الوارد المخصوم الرصيد
كميه سعر قيمه كميه قيمه كميه قيمه
























7. دفتر الجرد :


الغرض منه :- حصر تفاصيل الأصول الثابتة والمتداولة ، والالتزامات في نهاية كل سنة مالية
طريقة القيد :- لا يشترط شكل أو نموذج معين لدفتر الجرد حيث تصيغه كل منشأة بما يتناسب معها وقد يكون ذلك الحصر إجمالاً لو وردت تفاصيله بقوائم مستقلة حيث تعتبر هذه القوائم جزءاً لا يتجزأ من دفتر الجرد ولكن يجب أن يحتوى على خانات إسم الصنف والرصيد وفقا للدفتر ورصيد الجرد الفعلى ثم خانه للفرق إما بالزياده أو بالنقص ويشترط توقيع لجنة الجرد وأمين المخزن على المحضر.


محضر لجنة جرد الأصول
بتاريخ .....................


إسم الصنف الوحدة الرصيد طبقا للدفتر الرصيد الفعلى طبقا للجنة الجرد الفرق بالزيادة أو النقص توقيع رئيس لجنة الجرد


















أقر أنا ............ أمين مخزن جمعية............ أن الأرصدة الموضحة أعلاه مطابقة لما جاء بسجل عهدة المخازن حتى تاريخ .............
قامت لجنة الجرد بإتمام إجراءات جرد عهدة المخازن بتاريخ ...........
أعضاء لجنة الجرد
1-
2-
3-


 ميزان المراجعة الشهرى
يجب إعداد ميزان مراجعة لكل مجموعة من حسابات الجمعية التحليلية وميزان مراجعة إجمالى عام على أن يتطابق مجموع موازين المراجعة التحليلية مع ميزان المراجعة الإجمالى


 التسويات البنكية
يراعى إعداد تسوية لحساب البنك بصفة دورية الغرض منها الرقابة على العمليات البنكية من سحب وإيداع ويجب مراعاة الأتى عند إعداد التسوية :-
• يرصد حساب البنك فى نهاية كل شهر فى دفتر حركة البنك .
• عند استلام كشف حساب البنك يتم التأكد من ان الكشف يخص الجمعية والحساب الذى ستجرى له التسوية .
• يتم مراجعة البيانات الواردة بكشف الحساب خانة المدين مع خانة الدائن بالدفتر والمبالغ الواردة بخانة الدائن بكشف الحساب مع خانة المدين بالدفتر والتأشير أمام كل رقم بما يفيد المطابقة فى كل من كشف الحساب والدفاتر والأرقام التى لم يؤشر عليها ستكون موضع التسوية على ان يتم مراجعة ارقام الشيكات التى خصم بقيمتها على الحساب والتاكد من انها تخص الجمعية .
• المبالغ الواردة بكشف الحساب وغير مثبتة بالدفاتر ستكون كالتالى:-
خانة مبالغ مدينة :-
 مصاريف بنك – عمولة تحصيل – ثمن دفاتر شيكات
 مبالغ تم صرفها بالخطأ من حساب الجمعية.
 شيكات سبق إضافتها لحساب الجمعية وتم إلغائها لعدم تحصيلها
خانة مبالغ دائنة وهى :
 فوائد دائنة أضافها البنك إلى الحساب (فى حالة الحساب بالفوائد) .
 مبالغ مضافة خطأ إلى حساب الجمعية .
 تحويلات لمبالغ من جهات أخرى ولم يتم إخطار الجمعية بها .


• المبالغ التى لم ترد بكشف حساب البنك ومثبتة دفترياً ستكون كالتالى :-
خانة مبالغ مدينة وهى :-
 شيكات أرسلت إلى البنك لتحصيلها ولم تحصل بعد .
 إيداع نقدية بالبنك فى آخر الشهر .
خانة مبالغ دائنة وهى :-
 شيكات سحبت ولم تقدم للبنك لصرفها .
 أوامر تحويل صادرة للبنك ولم يتم تنفيذها حتى تاريخ كشف الحساب .
 نظراً لأن الأنشطة الرئيسية للجمعية فيتم إنشاء سجلات مالية فرعية ( بنك ـ صندوق ـ إيرادات ومصروفات لكل مشروع أو نشاط


ثالثا الضبط والرقابه الداخليه
• تعريف الرقابه الداخليه
الرقابه الداخليه هى مجموعة النظم الموضوعه للرقابه داخل المشروع سواء لرقابة النواحى الماليه أو الغير ماليه والتى توضع فى سبيل سلامة سير العمل فى المنشأه من جميع نواحيه وكذلك لضمان الحمايه الكافيه لممتلكات المشروع ودقة البيانات المحاسبيه وكفاءة التشغيل داخل المنشأه.
يهدف النظام المحاسبي الجيد إلى توفير عمليات الضبط والرقابة الداخليه من خلال مراحل العمل المحاسبي بالطريقة التي تحد من وقوع الأخطاء أو اكتشافها فور وقوعها ، كما أن النظام المحاسبي الجيد يكفل تدفق المعلومات بصورة تمكن من إعداد التقارير بمختلف أنواعها ، وفي التوقيت المطلوب وكذلك رصد الأحداث المالية فور وقوعها ومتابعتها ، وحماية موارد المشروعات ، وتقديم المعلومات التي تكفل كفاءة إدارة الأموال المتاحة .
وحيث أن النظام المحاسبى بصفه عامه يهدف الى إنتاج البيانات الدقيقه والواضحه وكذلك حماية أموال المشروع والرقابه عليها لذلك فإن توافر أساليب الرقابه الداخليه وشروطها يعتبر هدفا هاما من أهداف النظام المحاسبى .
وتحقق وسائل الرقابه الداخليه لايقتصر على تصميم النماذج والمستندات المحاسبيه وتحديد مساراتها فحسب بل يمتد ليشمل كافة سبل العمل بالمشروع مثل :-
• كفاءة الموظفين العاملين بالمشروع
• تقسيم العمل داخل المشروع
• تحديد معايير للأداء لكل مهمه داخل المشروع
• وجود إثبات للأعمال المنجزه
• الدقه فى تسجيل البيانات
• تحقق مراجعة كل عمل ينجز
• توافر الحمايه الماديه لممتلكات المشروع من الضياع
وبالتالى فإنه لكى تكون هناك رقابه داخليه فعاله يجب توافر المناخ الملائم لتطبيق النظام حيث أن وجود نظام محاسبى سليم ودقيق فى غيبة نظم الرقابه الداخليه سوف يكون غير ذى موضوع .
• خصائص وإشتراطات الرقابه الداخليه


1. ضرورة وجود خطه تنظيميه سليمه تحقق الفصل بين الوظائف والمسؤليات المختلفه داخل المشروع .
يمثل فصل وتقسيم عمليات المشروع الركن الأساسى لتحقيق الرقابه الداخليه الفعاله فالرقابه الداخليه تهدف الى حماية أصول المشروع وممتلكاته ولن يتحقق هذا الهدف إذا كان المسؤل عن عملية إنفاق الأموال وتحصيلها مسؤلاً أيضا عن عمليات التسجيل المحاسبى لأوجه الإنفاق والتحصيل لذلك فإن أبسط مبادئ تحقيق الرقابه الداخليه هى فصل عمليات التسجيل فى الدفاتر عن باقى عمليات المشروع وعن عمليات الصرف والتحصيل النقدى .
كما أن تقسيم العمل يساعد على دعم هدف الدقه فى إعداد البيانات فتداول البيانات والمستندات بين أقسام المشروع والعاملين به نتيجة تقسيم العمل يجعل هذه البيانات عرضه للمراجعه من الأشخاص المداولين لها.


2. ضرورة توفر نظم ثابته لتحديد السلطات والمسؤليات وطرق إثبات وتسجيل العمليات وذلك لتحقيق الرقابه المحاسبيه على أصول وإلتزامات المشروع وإيراداته ومصروفاته .
إن توافر هذا الشرط يوفر فعالية النظام المحاسبى والرقابه الداخليه حيث يتم التفويض من مجلس الإداره بسلطة وحدود الصرف لكل فرد فى المشروع وفقا لتسلسل الوظائف كما يتم تحديد قيمة السلفه المستديمه والسلف المؤقته ووضع الضوابط الخاصه بها .


3. توافر قواعد ثابته لأداء المهام والوظائف المختلفه داخل وحدات المشروع التنظيميه .
ويكون ذلك من خلال مجموعه الإجراءات فى شكل بيانات وتعليمات كتابيه تمثل دليل عمل مكتوب يساعد فى تحديد الإختصاصات وتوزيع المسؤليات كما يوضح علاقات الوظائف والإدارات المختلفه بعضها ببعض من خلال الخرائط التنظيميه وكذلك عمل كل فرد داخل هذه الإدارات من خلال الوصف الوظيفى لكل موظف فى المشروع .


4. وجود هيئه من الموظفين على درجه عاليه من الكفاءه تمكنهم من أداء المهام الموكله لهم .
هذا الشرط يعتبر له فاعليه كبيره فى تحقيق نجاح النظام , فالنظام ليس مجرد تعليمات مكتوبه ومستندات وسجلات فقط بل إن العنصر البشرى له دور فى إنجاح النظام ويتم تحديد دور العنصر البشرى فى النظام من خلال نقطتين هامين هما .
‌أ. خلق الإقتناع الكامل بالنظام وفاعليته وأهدافه .
‌ب. رفع كفاءة العاملين على تشغيل هذا النظام من خلال البرامج التدريبيه اللازمه لتفسير نقاط الجدل فى النظام ووضع التفسيرات المحدده والواضحه لها .
وذلك يؤدى الى السرعة فى إنجاز مهام النظام وإنتاج البيانات بالدقه والسرعه المطلوبين وبأقل التكاليف الممكنه .


• أنواع الرقابه


أ‌- الرقابه المستنديه
تعنى الرقابه المستنديه الإجراءات التى يحتويها النظام المحاسبى والتى تحقق الإحتفاظ بالمستندات وتحول دون فقدها وتتمثل هذه الإجراءات فى ترقيم كل مستند وكل حساب بطريقه مسلسله تحقق التتابع الكامل للمستندات خلال دورتها بين أقسام المشروع .


ب‌- الرقابه المحاسبيه
تعنى التحقق من صحة المعاملات الماليه وتأييدها بالمستندات وإستيفائها للشكل القانونى , وتتحقق هذه الرقابه من خلال مطابقة الحسابات الفرعيه مع الحسابات الإجماليه لها ومن خلال مراجعة العمليات بالإستناد الى وسائل تحقق خارجيه كمراجعة عملية الإيداع من خلال كشف الحساب الجارى بالبنك أو مراجعة أرصدة الحسابات الشخصيه من مدينون ودائنون من خلال الدفتر ومطابقتها بالحسابات الإجماليه وكشف حساب البنك .




أدوات الرقابه على أصول وممتلكات الجمعيه


1. ميزان المراجعة :-
تعد موازين المراجعة بالأرصدة في نهاية السنة المالية تمهيداً لإعداد القوائم المالية ، ولكن لأغراض الضبط والرقابة قد تعد بصفة شهرية . وتوازن ميزان المراجعة ضرورة لا يمكن تجاهلها حيث يعني ذلك سلامة الترحيل والترصيد ، إلا أن ذلك ليس دليلاً مطلقاً على صحة وسلامة كل ما ورد فيه ، حيث قد توجد أخطاء يصعب اكتشافها كأخطاء الحذف والسهو الكامل ، والأخطاء المتكافئة ، والأخطاء الفنية .
ويتم إعداد ميزان المراجعة بالأرصدة من واقع حصر كل أرصدة الحسابات في تاريخ إعداده ، ولا بد من تساوي مجموع الأرصدة المدينة ، والدائنة للحساب .
وكما يتم إعداد ميزان المراجعة بالأرصدة ، فإنه قد يتم إعداده بالمجاميع ، وهذا الميزان يتضمن في الجانب المدين مجاميع الجوانب المدينة للحسابات ، وفي الجانب الدائن مجاميع الجوانب الدائنة للحسابات ، ولا بد أن يتساوى مجموع جانبي الميزان ، وإلا أن هذا النوع من الموازين لا يفيد في إعداد القوائم المالية لإنها تحتاج إلى أرصدة الحسابات .




2. مذكرة تسوية البنك :-
تقوم البنوك بإرسال كشوف حسابات دورية إلى المشروعات لإطلاعها على حركة حساباتهم لديها ، وغالباً ما يختلف رصيد المشروع لدى البنك عن رصيد البنك في دفاتر المشروع ، وقد يكون الخلاف نتيجة عمليات سجلت لدى طرف ولم تسجل لدى الطرف الأخر، أو وجود أخطاء لدى أحد الطرفين أو كلاهما ، وللتأكد من عدم وقوع أخطاء ، ولمتابعة حركة النقدية بين المشروع والبنك يتم إعداد مذكرة تسوية شهرية بواسطة المسئول عن القيد بالدفاتر والسجلات .


وأهم أسباب الاختلاف بين رصيد البنك بالدفاتر وكشف حساب البنك ما يلي:
- ظهور إيداعات بدفاتر المشروع دون وجود ما يقابلها بكشف الحساب ، كما هو الحال في إيداع النقدية في البنك في اليوم التالي على قيدها بالدفاتر .
- ظهور إيداعات بكشف حساب البنك دون وجود ما يقابلها بدفاتر المشروع كتحصيل مبالغ وإيداعات بحساب المشروع دون وصول إشعار الإضافة لها .
- إصدار شيكات لصالح الغير وقيدها بالدفاتر عند تحريرها ، إلا أنها لا تظهر بكشف الحساب لتأخر حامليها في صرفها من البنك ، وهو ما يحدث عادة في الشيكات التي تحرر في نهاية الشهر .
- الرسوم والمصروفات والعمولات التي يستقطعها البنك في نهاية كل شهر نظير الخدمات التي يقدمها المشروع ، وهذه المصروفات والعمولات قد لا يعلمها المشروع إلا من كشف الحساب .
- الأخطاء التي قد تحدث لدى أحد الطرفين .


وإذا تم أخذ العوامل السابقة في الاعتبار ولم يتم تساوي رصيدى الدفاتر ، وكشف الحساب فإن الأمر قد يعني وجود عجز بالنقدية .


3. الجرد الفعلي :


يتم الجرد في نهاية السنة المالية للأصول الثابتة ، والعهدة المستهلكة من أدوات كتابية ومهمات مكاتب ومطبوعات ، والشيكات الإجمالية ، وشيكات الأقساط ، والنقدية ، ويسفر الجرد عن أرصدة فعلية يتم مطابقتها بالأرصدة الدفترية وتحليل أسباب الفروق إن وجدت لاتخاذ اللازم بشأنها سواء كانت بالزيادة أو بالنقص .








4. ضوابط استخدام الدفاتر والسجلات :
 تحديد الاختصاصات :
من إجراءات الرقابة الداخلية السليمة ضرورة الفصل بين وظيفة التحصيل ، والتسجيل ، والحفظ بحيث لا يجمع شخص واحد أكثر من إختصاص في عمله ، وبناء على ذلك يمكن تقسيم الدفاتر والسجلات على القائمين عليها تبعا للأنشطه والمشاريع التى يتم تنفيذها بالجمعيه .
 الاشتراطات القانونية :-


الإلزام القانوني
وهو يرتبط بإمساك الدفاتر التي تستلزمها طبيعة النشاط ، وأهميتها في حماية موارد المشروع ، وبالتالي فكل الدفاتر السابقة تأخذ حكم الإلزام .
توثيق الدفاتر
تقوم الجهة الإدارية التابع لها الجمعيات ، وهي مديرية الشئون الاجتماعية باعتماد الدفاتر المستخدمة ، وينصب هذا الاعتماد على دفاتر اليومية الأمريكيه، ودفتر الجرد فقط ، وبالنسبة للجمعية لا بد من توثيق دفتر محاضر اجتماعات مجلس الإدارة ، ودفتر محاضر الجمعية العمومية ، وأهمية التوثيق في أنها تضع قيداً على استبدال الدفاتر المستخدمة ، أو إضافة أوراق إليها .


ترقيم الدفاتر والسجلات كافة الدفاتر والسجلات المستخدمة لا بد أن تخضع للتسلسل الرقمي بحيث يصعب نزع صفحات من مكانها .
اشتراطات أخرى لا بد من خلو الدفاتر من الكشط والشطب والتحشير والفراغات ، وكذلك الاحتفاظ بها لمدة لا تقل عن عشر سنوات .




5. ضوابط خاصة بالأصول الثابتة :-
• سلامة إجراء اقتناء الأصل وتشمل قرار الشراء – إعداد كراسة الشروط – الإعلان عن المناقصة – لجنة البت – الفحص والاستلام – الإضافة للمخازن – المستندات الدالة على الملكية ( عقود – فواتير ) .
• سلامة صرف الأصل من المخازن ، ويتم ذلك بمحضر تسليم للشخص المستخدم له أو المسئول عنه .
• يتم تسجيل الأصل بالدفاتر بتكلفة الاقتناء وتشمل سعر الشراء ( صافي الفاتورة بعد الخصم ) والنقل والتركيب وتجهيز الأصل للتشغيل أي كل المصروفات التي تتفق على الأصل حتى يصبح صالحاً للاستخدام بشكل طبيعي
• يراعي في تسجيل الأصل الثابت أن يكون ذلك بإجمالي قيمته حتى ولو لم يسدد منها أي مبلغ طالما انتقلت ملكية الأصل أو حيازته للمشروع وأصبح تحت تصرفه .
• يتم إعداد بطاقة خاصة بكل مفردة من مفردات الأصل الثابت ( سجل عهدة الأصول ) لتقديم بيانات كافية عنه ومتابعته بدقة خلال حياته .
• يتم تكويد الأصول الثابتة ، وكذلك بصمها بخاتم المشروع ليصعب تداولها .
• جرد الأصول الثابتة في نهاية كل سنة مالية ومطابقة ذلك على سجل الأصول الثابتة .
• مطابقة إجمالي الأصول الثابتة مع أستاذ مساعد الأصول الثابتة .
• عند تكهين أي أصل ثابت لا بد من تشكيل لجنة فنية لتحديد الحالة التي عليها الأصل ، وتقدير قيمة مالية له ، وعند الرغبة في بيعه لا بد من الإعلان عن ذلك في مزاد ، وفض المظاريف ، والترسية على أفضل عطاء مقدم ، ويراعى في تشكيل اللجنة المشرفة على المزاد أن يمثل فيها موظف من الشئون الاجتماعية .
• يتم تقييم الأصول الثابتة المهداه للمشروع من الغير بواسطة لجنة مشكلة من عضو فني مختص بموضوع الأصل ، وعضو مالي من المشروع وعضو من الشئون الاجتماعية ، وعضو قانوني من المحافظة وعضو من الجهة المانحة ، ويتم تحرير محضر من اللجنة بقيمة الأصل ، والتي يدرج بمقتضاها في دفاتر وسجلات المشرع في حسابات الأصول ، وفي المقابل من ذلك حساب منح وهبات .
• متابعة انتظام عملية صيانة الأصول الثابتة من خلال التأشيرات على البطاقات الخاصة بها .
• التأمين على الأصول الثابتة ضد مخاطر الحريق والإتلاف ، والأخطار الطبيعية .
• حساب إهلاكات على الأصول الثابتة بطريقة القسط الثابت ، وبمعدلات ملائمة بغض النظر عن تشغيلها من عدمه ، وحيث أن الإهلاك يغطي النقص في الأصول نتيجة الاستخدام ، ومخاطر التقادم .
• معدلات الإهلاك الملائمة هي :-
- أجهزة ومعدات مكاتب 15 % - 20% سنوياً
- أدوات ثابتة وتركيبات 10 % سنوياً
- أثاثات ومفروشات 10 % سنوياً
- وسائل انتقال 10 % سنوياً
- أجهزة كمبيوتر 20 % - 33% سنوياً


• وفي حالة الأصول المشتراة خلال السنة يتم حساب إهلاك لها عن سنة كاملة إذا كان الشراء فى نصف السنة الأولى خلال الفترة من يناير الى يونية ويحتسب إهلاك عن نصف سنة فقط إذا كان الشراء فى نصف السنة الثانية خلال الفترة من يوليو الى ديسمبر .
• تتم المعالجة المحاسبية لمصروف الإهلاك من خلال حساب مخصص أو مجمع الإهلاك حيث يظل الأصل الثابت في دفاتر المشروع بتكلفة اقتناءه ، بينما يزيد المخصص المقابل له بمقدار عبء الإهلاك السنوي ، ولا يتم التخلص من حساب الأصل إلا بالاستغناء عنه ببيعه أو تكهينه وإجراء تسوية بذلك بين حساب الأصل وحساب مخصص الإهلاك المقابل له.
• إذا استهلك الأصل دفترياً وما زال يستخدم في المشروع فإنه يراعى عدم إقفال الحساب وتصفيره ، وإنما ترك مبلغ تذكيري قدره جنيه واحد في حساب الأصل .
• يتم الإفصاح عن الأصول الثابتة في الميزانية بتكلفة الاقتناء في جانب الأصول ، ويظهر مخصص إهلاكها في جانب الخصوم من الميزانية أو مطروحاً منها في جانب الأصول .






6. ضوابط خاصة بحسابات البنوك :
• الحصول على كشوف حسابات البنوك بصفة شهرية أو كل ثلاثة شهور ، وحفظها بطريقة يسهل معها الرجوع إليها في ملف خاص بها وتكون مسلسله تبعا للأشهر.
• إجراء مذكرات تسوية لكافة حسابات البنوك للتأكد من صحة حركة النقدية بين الجمعيه والبنك .
• شهادة من البنوك بأرقام الحسابات المتعامل عليها .
• شهادة بالودائع لدى كل بنك وشروط كل وديعة وأجلها (إذا وجد ).
• عقد البنك مع الجمعيه موضحاً فيه حدود المصروفات والعمولات البنكية.
• الفصل بين حسابات البنوك حيث يستخدم حساب لكل مشروع أو نشاط داخل الجمعيه وخصوصا الحساب المختص بصرف وتحصيل القروض .
• حصر الشيكات الملغاة وإعداد قائمة بها ، مع مراعاة التأشير عليها بما يفيد الإلغاء ، وأن تكون مرفقة بكعب الشيك الخاص بها .
• الاحتفاظ بصورة الشيكات الصادرة من المشروع والواردة إليه مرفقة بمستندات الصرف ، أو التحصيل بحيث يمكن الرجوع إليها عند الحاجة .
• الإطلاع على الخطابات الصادرة من المشروع للبنوك بشأن تصحيح الأخطاء ومتابعة تصحيحها ، حيث يجب على إدارة الجمعيه الاحتفاظ بصورة من هذه الخطابات والردود عليها إن وجدت .
• يعتمد صرف الشيكات بوجود توقيعين عليها من رئيس مجلس الإدارة وأمين الصندوق بالجمعية ، وفي وجود المستندات التي تدعم إصدارة .


7. ضوابط خاصة بالسلفه المستديمه :-
• تختص بالصرف على البنود زهيدة القيمة كالانتقالات الداخلية ، والأدوات الكتابية في حالة شراءها بالقطعة ( قلم – مسطرة - …… الخ ) ومصروفات تصوير المستندات ، والمشالات ……… الخ ، والتي لا تتجاوز قيمتها 50 جنيه .
• تمول السلفه بمبلغ يحدد بقرار من مجلس الإدارة ، وذلك في حدود 200 جنيه أو أقل أو أكثر تبعا لنشاط المشروع ويتم استعواض هذا المبلغ بنفاذه أو كل إسبوعين أيهما أقرب .
• يتم عمل جرد مفاجئ للسلفه المستديمه حيث يجب أن يكون مجموع قيم المستندات والنقدية المتاحة في آي وقت تساوي المبلغ المخصص له .
• لا يتم الصرف من السلفه المستديمه إلا بموجب إذن صرف معتمد من الرئيس.
• يتم إعداد كشوف تسوية بقيمة المنصرف من الصندوق عند الاستعواض مرفق به المستندات الدالة على الصرف ، ويجب أن تعتمد المستندات ، وكشف التفريغ من الرئيس.
• يجب أن يتم تسوية السلفه المستديمه في نهاية السنة المالية ، وتوريد أية مبالغ متبقية به إلى البنك .






8. ضوابط خاصة بالسلف المؤقتة ( حسابات مدينة ) :-
• لا تمنح السلف المؤقتة إلا في الحالات التي يتعذر فيها إجراء الصرف بالطرق العاديه باستخدام الشيكات ، وبقرار من مجلس الإدارة .
• لا يجوز استخدام السلفة المؤقتة للصرف على النثريات التي يمكن شراؤها من السلفه المستديمه .
• يجب أن يتم تحديد قيمة السلفة المؤقتة بحيث يكون التقدير لها مناسب للقيمة المطلوبة .
• لا يجب أن تتجاوز المدة المحددة لتقديم حساب السلفة المؤقتة شهر من تاريخ صرفها ، ويشترط ألا تتعدى هذه المدة بأي حال من الأحوال اليوم الأخير من السنة المالية .
• تصرف السلفة المؤقتة دفعة واحدة للمرخص له بها ، إذا كان مقدار انجاز العمل الصادر من أجله السلفة فور صدورها .
• لا يجوز الترخيص بصرف أكثر من سلفة مؤقتة واحدة لشخص واحد في وقت واحد .
• يجب تقديم مستندات السلفة المؤقتة فور انتهاء الغرض منها .
• لا يجوز الترخيص بصرف سلفة مؤقتة في الشهر الأخير من السنة المالية إلا إذا كان المؤكد إنجاز العمل الصادر بشأنه السلفة قبل نهاية العام .
• ينبغي أن يحدد في قرار الترخيص بالسلفة المؤقتة المدة اللازمة لاستيفاء المستندات ، ورد المتبقي منها بدون صرف بمجرد الانتهاء من الغرض الذي صرفت من أجله السلفة ، ولا يجوز بأي حال من الأحوال أن يتجاوز هذا الأجل اليوم الأخير من السنة المالية .




9. ضوابط الصرف بشيكات
 يتعين الاحتفاظ بدفاتر الشيكات الغير مستعملة بالخزينة .
 تسجيل دفاتر الشيكات الغير مستعملة طبقاً لتسلسلها الرقمي في سجل متابعة خاص ( سجل الدفاتر ذات القيمة )
 يجب متابعة البنك لإيقاف صرف الشيكات التي مضى على إصدارها مدة 6شهور دون أن يتقدم المستفيد لصرفها من البنك .
 يحظر إصدار أي شيك دون إذن صرف معتمد من السلطات المختصة ومرفق به المستندات المؤيدة للصرف .
 يحظر إصدار أية شيكات إلا بعد كتابة كلمة ( ليس ) لأمر على الشيك لكى يصرف للمستفيد الأول فقط وكذلك يحظر إصدار أية شيكات لحامله أياً كانت الجهة المستفيدة من إصدار الشيك ومع ذلك يجوز بتعليمات كتابية ممن له حق اعتماد الصرف القيام بذلك .
 لا يجوز تحرير شيك باسم يخالف الموضح بإذن الصرف ولا يجوز تسليم شيك لغير المستفيد إلا بموجب تفويض أو توكيل رسمي .
 لا يجوز اعتماد أي شيك إلا بعد التأكد من إدراج بيانات القيمة وتاريخ الاستحقاق واسم المستفيد والغرض المستحق لأجله الشيك ويلزم كتابة بيانات الشيك على الكعب لسهولة المراجعة .
 يجب مراعاة ختم المستندات المؤيدة لإصدار الشيك بختم صُرف لتفادي استخدامها مرة أخرى .
 يجب إعداد مذكرة تسوية بنك شهرية أو كل ثلاثة شهور من واقع كشوف حسابات البنك وسجل البنك لكل حساب على حده كما يجب أن يتم متابعة تسوية المعلقات بالتسوية الشهرية ويحظر إلغاء أية معلقات في كشف حساب البنك دون مستندات صحيحة تؤيد حركة الإلغاء .


10. ضوابط خاصة بالدفاتر ذات القيمة :
 يحتفظ المدير أو المسؤل بكافة دفاتر إيصالات التحصيل ، وأذون الصرف حيث يتم الصرف منها بالتسلسل ، وبتوقيع مستلمها في الدفتر المخصص لذلك .
 يحتفظ المدير أو المسؤل بدفاتر شيكات البنك مرتبة ومسلسلة ويتم صرفها بالتسلسل ، وبتوقيع مستلمها في الدفتر المخصص لذلك .
 الاحتفاظ بدفاتر كعوب الشيكات، والشيكات الملغاة طرف أمين الصندوق.
 يعهد بباقي المستندات إلى أمين المخازن وتصرف منه بموجب إذن صرف مخازن معتمد من الرئيس .


11. ضوابط رقابية عامة :


• تأمين مداخل ومخارج المشروع بتركيب حديد كريتال على النوافذ ، وتركيب أبواب فولاذية.
• إعداد نظام جيد لحفظ المستندات والدفاتر والسجلات وأرشفتها بطريقة تضمن عدم تلفها أو ضياعها ، وسهولة الرجوع إليها .








رابعا الموازنة التخطيطية (الموازنة التقديرية)
أولا : الموازنة التقديرية :
حتى تتمكن الجمعية من الحصول على الموارد الخاصه من رسوم الخدمات أو أى منح خارجيه يمكن ترجمتها بصورة نقدية على صورة موازنة تقديرية دقيقة توضح الموارد المتوقعه وتضمن توافر الأموال اللازمة لنجاح الجمعية .


أ – سمات الموازنة التقديرية الجديدة :


• احتوائها على جميع الموارد المتوقعه من النشاط
• واقعية الميزانية وملاءمتها لمراحل التنفيذ
• وضوح بنود الصرف وأسس احتسابها
• وضوح التزامات كل من الجمعية والجهات الأخرى المشاركة سواء كانت حكومية أو جهات مانحة .


ب – أهمية اعداد موازنة جيدة :
الموازنة هى حجز الأساس للإجراءات المالية الأخرى اللاحقة لأعداد الموازنة فإعداد موازنة جيدة :
• يتضمن عدم تجاوز بنود الصرف مما يساهم فى تحقيق الأهداف المرجوة من المشروع بالشكل الأمثل .
• إعداد بنود صرف واضحة يسهل من اعداد دفتر منظم للإيرادات والمصروفات طبقا لنفس بنود الموازنة .
• وبم أن كل من الموازنة ودفتر الايرادات والمصروفات واضح إذن لن يكون هناك مشكلة اعداد تقارير مالية ذات أسس سليمة .
• وضوح التزامات كل جهة يضمن قيام كل طرف مشترك بالمشروع بتقديم المساهمات الخاصة به بالكامل.
ج – أسس إعداد الموازنة التقديرية :
• تحسب فترة تنفيذ المشروع بدقة و الاستعانة بالخبرة السابقة فى تنفيذ مشروعات مماثلة سواء ما قامت به الجمعية من قبل او بالاستعانة ذوى الخبرة ممن قاموا بتنفيذ مشروعات مماثلة .
• يوضع فى الاعتبار العوامل المعوقة أو المؤثرة على مدة تنفيذ المشروع (تصاريح حكومية ، قسيمة توريد الخامات ، مشاكل مرتبطة )
• تحديد امكانات الجمعية التى يمكن تقديمها للمشاركة فى المشروع .
• تحديد بنود الصرف وتقسم إلى بنود أساسية تندرج تحتها البنود الفرعية .
• يرفق بالميزانية كشف مفصل يوضح :
1. طريقة احتساب كل بند من بنود الصرف موضحا الكميات / العدد / المدة / الاسعار... الخ.
2. أسس تقسيم المصروفات بين الجهات المشاركة فى المشروع خاصة فى البنود التى يشترك فى تمويلها الجهة المتابعة والجمعية معا وقد يكون ذلك بمشاركة كل جهة بتمويل بنود صرف محددة (الجمعية تقوم بتحميل الأجور بينما تقوم مع تحمل كل جهة نسبة محددة من المصروفات (مثلا : بند الأجور الجمعية 30% الجهة المتاحة 70% مثلا )


د – تقدير الايرادات والمصروفات :


الايرادات المنتظرة :
1. اشتراكات : يتم تقديرها على أساس عدد المستفيدين وحركتهم نحو الزيادة المنتظر تحصيله منهم بالنظر إلى مؤشرات عملية التحصيل فى مشاريع مشابهة أو سابقة :
2. الايرادات مقابل خدمات :وهى التى تحصل عليه الجمعية نظير الخدمات التى للغير أو قيمة المنتجات التى تنتجها وتزداد بتوسيع الجمعية فى انشطتها وحسن أداء خدمتها .
3. التبرعات والهبات الوصايا : وهى التبرعات التى تحصل عليها الجمعية عن طريق التبرع التلقائى أو من خلال تصاريح جمع المال وما يرد اليها من هيئات او وصايا من المواطنين ويتم تقديرها على أساس متوسط ايراد الثلاث سنوات الأخيرة وتتأثر هذه الايرادات بالزيادة كلما تمتعت بالسمعة الحسنة ولمس المواطنين خدماتها .
4. ارباح الأموال المستثمرة : ويتم تقديرها على أساس ما تحصل عليه الجمعية من فوائد على الأموال المودعة بحساباتها بالبنوك (ان توافر ذلك )
5. الايرادات الأخرى : وهى الأيرادات غير المتكررة مثل بيع كهنة … الخ .


* المصروفات المتوقعة :
يتم تقديرها طبقا للأسس التى يقررها مجلس إدارة الجمعية وحسب أوجه النشاط الفعلية بالجمعية وطبيعتها ويراعى أنه لا يجوز استخدام أحد الاعتمادات فى غير الغرض المتخصص له الموازنة وان كان له الحق فى تجاوز الاعتمادات المقررة لأى بند من بنود الاتفاق يشترط وجود وفر مماثل له فى بنود الاتفاق الأخرى مع عدم الاخلال باجمالى اعتمادات الموازنة مع مراعاة الرجوع للجهة للحصول على موافقة كتابية بهذا الشأن حتى يمكن اعتماد تعديل الموازنة .


ملاحظات عامة :
1. لا يتم ادارج بنود مصروفات غير فعلية ( مصروفات دفترية ) كمخصصات الاهلاك.
2. فى حالة احتساب قيمة تقديرية لمقر الجمعية تحسب القيمة على أساس ايجار المثل فى المنطقة مضروبا فى مدة المشروع بالشهر .
3. لا يتم الاسهاب فى البنود المختلفة للموازنة ويجب ادراجها كلما أمكن تحت بنود أساسية.






خامسا مصادر التمويل للجمعيات الأهلية


هناك ثلاث أنواع من التمويل المالى بالجمعيات .
أ- التمويل الذاتى
ب- التمويل الحكومى
ج- المنح الممنوحة من الهيئات المانحة.
أ – التمويل الذاتى :
هو ما تحصل عليه الجمعية من أموال بفضل جهود اعضائها المتطوعين للعمل به سواء كانوا من المؤسسين أو اعضاء مجلس الإدارة أو أعضاء الجمعية العمومية حيث يشارك الجميع فى تدبير موارد الجمعية لضمان استمرارية قيامها بتأدية خدماتها لسكان المنطقة التى تخدمها الجمعية و استمرار مشروعات بكافة أنواعها ويعتبر التمويل الذاتى من أهم عوامل نجاح الجمعية واستمرارية عطائها واتساع دائرة نشاطها وتعدد خدماتها وتتمثل مصادر التمويل الذاتى فى الآتى:
1 – رسوم العضوية :
هو مبلغ محدد من المال بدفعة العضو مرة واحدة فى حياته عند قبول الجمعية انضمامه عضوا بالجمعية العمومية ويجب أن ينص على رسم العضوية صراحة بلائحة نظامها الأساسى ويجب على المسئولين بالجمعية الألتزام بتحصيل المبلغ المحدد باللائحة فقط بعد موافقة مجلس الإدارة على قبول العضوية ويستخرج ايصال استلام نقدية لهذا الرسم عند استلام المسئول عن تحصيل النقدية لهذا المبلغ.
2 – اشتراك العضوية :
هو مبلغ محدد من المال يدفع سويا (أو يمكن تجزئته على شهور السنة)يقوم بدفعه العضو بصفته عضو بالجمعية واشتراك العضوية محدد بلائحة النظام الأساسى بالجمعية ويلزم بدفعه جمعية الإجراءات التى نص عليها القانون 32 لسنة 64 حيال الأعضاء غير المسددين وهى أنذارهم سواء بخطابات موصى عليه أو بعمل كشف يتضمن اسمائهم والمبالغ المستحقة عليهم عن فترة توقف السداد مع انذارهم بالدفع فى فترة محددة (خمسة عشر يوما) وفى حالة عدم سدادهم بعد توقيعهم بالعلم على هذه الكشوف خلال فترة الانذار يتم استيفاء عضويتهم بموجب محضر مجلس إدارة .
3 – التبرعات التلقائية :
هى التى تحصل عليها الجمعيات دون التصدى للمواطنين أى يقوم المواطنين من تلقاء أنفسهم بتقديم التبرع للمسئولين بالجمعية ويلاحظ زيادة حصيلة هذه التبرعات فى المناسبات الدينية والقومية .


4- إيرادات مقابل خدمات
هى أيرادات رسوم تفرضها الجمعية فى مقابل الخدمات التى تقدمها للجمهور مثل رسوم دارالحضانة ورسوم سكن الطالبات المغتربات أو بيوت الطلبة المغتربين أو دور المسنين .. الخ .


5 – ايرادات مقابل مبيعات :
هى ايرادات مبيعات المشروعات الاقتصادية الموجودة فى بعض الجمعيات مثل المشاغل أو مصانع السجاد والكليم والمناحل … الخ .


6 – ايرادات الممتلكات :
هى ايرادات تأخير ممتلكات الجمعية مثل تأجير عقارات أو أطيان زراعية أو فوائد أو أرباح وودائع وأسهم وسندات والودائع الثابتة لبعض الجمعيات .


7 – التبرعات والهيئات التى ترد من الخارج :
ويلزم للجمعية قبل أن تتلقى هذه التبرعات أو الهبات الحصول على موافقة الجهة الإدارية .


8 – التبرعات
بموجب تراخيص جمع المال هى التى تحصل عليها الجمعية بالتصدى للمواطنين وذلك بموجب موافقة الجهات الإدارية على ذلك خلال فترة زمنية محددة وفى نطاق عمل الجمعية ولعرض انفاقها لهدف محدد .


الإجراءات الازمة للحصول على موافقة الجهة الإدارية على منح الجمعية ترخيص جمع المال .
أ – قيام مجلس الإدارة بالأنعقاد واصدار قرار جماعى بالموافقة على طلب ترخيص جمع المال من مديرية الشئون الاجتماعية ويحدد قيمة المبلغ المستهدف جمعه وكذا طريقة الجمع والمدة اللازمة للجمع والفئات الدفترية اللازمة للجمع والغرض منه المكان المحدد لجمع المبلغ المستهدف وترسل صورة من المحضر موقع عليها من الرئيس وامين الصندوق والسكرتير للجهة الإدارية (رئيس الوحدة الاجتماعية التابع لها الجمعية)
ب – يرفق مع صورة محضر مجلس الإدارة طلب موقع عليه من الرئيس وامين الصندوق وسكرتير الجمعية باسم السيد / وكيل وزارة الشئون الاجتماعية لمديرية الشئون الاجتماعية يوضح فيه نفس البيانات الواردة لقرار مجلس الإدارة تفصيلا .
ج – يقوم رئيس الوحدة بابداء رأيه ورفع صورة مجلس إدارة الجمعية وطلبها السابق الإشارة اليه للإدارة الاجتماعية التابع لها والتى تقوم بدورها بدارسة رأى رئيس الوحدة وطلب الجمعية وابداء رايها بالموافقة من عدمه مع ذكر الأسباب فى حالة عدم الموافقة ورفع ذلك لإدارة الجمعيات بالمديرية .
د – تتولى إدارة الجمعيات أجراءات أصدار الترخيص فى حالة الموافقة مع ارسال صورة من الاصدار للجمعية لتقوم باتخاذ اجراءات الطبع (فى حالة الجمع بموجب طوابع او ايصالات غير محددة القيمة أو تذاكر حفلات )


* شروط منح التراخيص :
أ – تمنح للجمعيات الأصلية المشهرة طبقا للقانون 64 لسنة 2002 .
ب – يجب على الجمعية طلب الترخيص قبل بدء الجمع بستين يوما على الأقل ويجوز للجهة الإدارية التجاوز عن هذا الشرط فى حالات الضرورة .
ج – للجمعية الحق فى الحصول على ترخيص فى العام مدة كل منها ثلاثة أشهر فقط ويمكن للجمعية طلب مدة ثانية ثلاثة أشهر أخرى تعتبر بمثابة ترخيص جديد.




* أنواع الجمع بموجب تراخيص جمع المال :
1 – الجمع عن طريق الطوابع ودفاتر الايصالات غير محددة القيمة .
• يوضح بالطابع اسم الجمعية ورقم شهرها ورقم الترخيص ومدته وقيمة الطابع فى حالة استخدام دفاتر غير محددة القيمة يجب استخدام الكربون ذو الوجهين – يجب على الجمعية الاحتفاظ باكلاشيهات الطبع واطلاع مندوب الشئون عليها عند التصفية النهائية والتى تتم بمقر إدارة الجمعيات بلجنة ثلاثية .
• تختم الطوابع أو الايصالات بخاتم الجمعية من على الظهر (الخلف) ثم تختم بخاتم شعار الدولة لمديرية الشئون الاجتماعية من الامام ويتم عمل محضر بمعرفة إدارة الجمعيات للحصر والتسليم لمندوب المجمعية قبل البدء فى عملية الجمع – كما يتم عمل محضر تصفية فى نهاية المدة بمعرفة إدارة الجمعيات بمديرية الشئون الاجتماعية .


2 – الجمع عن طريق الحفلات :
• يجب ألا تزيد مصروفات الحفل عن 50% من ايراداتها – كما يجب انابة الغير فى اقامة الحفل أو توكيل متعهدى الحفلات .
• يجب ألا تزيد تذاكر الدعوة المجانية بمختلف فئاتها عن 50% بحد أقصى مائة تذكرة .
• يجب الحصول على موافقة إدارة ضريبة الملاهى للحصول على اعفاء الحفل من الضريبة .
• يجب على الجمعية خصم الضرائب المستحقة على الفنانين من المنبع وكذا رسوم الدمغة المفروضة على الاعلانات من الشركات والهيئات والأفراد المكلفين ببرامج الحفل وسداد كل من الضرائب والرسوم المحصلة لمأمورية الضرائب التابع لها الجمعية .


3 – الجمع عن طريق الأسواق الخبرية :
• يشمل طلب الجمعية بيان مفصل بالأشياء المطلوب عرضها فى السوق والسعر المحدد لبيع كل وحدة منها ويتم ترقيم هذه الأشياء مع وصفها بكشوف من أصل وصورة تختم بخاتم الجمعية وخاتم وشعار الدولة لمديرية الشئون الاجتماعية ويحدد بالطلب مكان وموعد اقامة السوق ويشترط أن يكون الدخول للجمهور مجانا .


• يراعى عند عرض السلع بالسوق للبيع بالسوق للبيع أن يعلق عليها بطاقة برقمها وسعرها مع ختم هذه البطاقات بخاتم شعار الدولة لمديرية الشئون الاجتماعية وتحصيل أسعار هذه السلع بموجب ايصال تحصيل نقدية من اصل وصورة مرقمة بأرقام مسلسلة موضح بها أسم الجمعية ورقم الترخيص ومدة السوق (مدة الترخيص)واسم المشترى والمبلغ بالأرقام والحروف وتوقيع المستلم للمبلغ وتاريخ البيع فى نهاية مدة السوق (مدة الترخيص)


• يتم التصفية بموجب كشوف حصر للمبيعات التى تم بيعها بمعرفة الجمعية متضمنا البيانات كاملة وموقع عليه من مندوب الجمعية ومندوب مديرية الشئون الاجتماعية المراقب للسوق .


4 – الجمع عن طريق الصناديق :
• يشمل الطلب المقدم من الجمعية عدد الصناديق المطلوب الجمع بموجبها والمدة المطلوب الجمع من خلالها ومناطق الجمع .
• يلصق على كل صندوق اسم الجمعية ورقم شهرها ورقم الترخيص وتاريخ ومدة بدء ونهاية الجمع ورقم الصندوق وتختم الصناديق بعد غلقها وتشغيلها بخاتم المديرية ويحرر محضر بذلك ويتم فتح الصناديق فى نهاية مدة الجمع بلجنة ثلاثية من مديرية الشئون ويحرر محضر التصفية بمعرفتها مع مندوب الجمعية .


ب- التمويل الحكومى :-
• نظراً لما تقدمه الجمعيات من خدمات للمواطنين وقيامها بعمل العديد من المشروعات التى تحتاج فى كثير من الأحيان لدعم مادي ودعم قدرة هذه الجمعيات على استمرارية تقديم هذه الخدمات وحاجتها المادية للتوسع فى بعض المشروعات فقد رأت الدولة مساعدة هذه الجمعيات بتقرير إعانات دورية سنوية لها بالإضافة إلى بعض الإعانات الغير دورية لمساندة الجمعيات فى الوفاء بالالتزامات المختلفة مثل مصروفات الإنشاء والتأثيث او دفع أجور العاملين وخلافه … ويتم صرف الإعانات الدورية أو الإعانات الأخرى لسبب معين بناء على أسس معينة تتضمنها اللائحة الداخلية للصندوق المركزى للإعانات بالوزارة وكذا اللائحة الداخلية للصندوق المركزى للإعانات بالوزارة وكذا اللائحة الداخلية للصناديق الفرعية بكل محافظة .
1- الإعانات الدورية :
تصرف إعانات دورية لأى نشاط معين من أنشطة الجمعية مثل ( الحضانة – مراكز إعداد اسس منتجة – نادى الطفل – مكتبة أطفال – نادى علاج وتأهيل مدمنى المخدرات والمسكرات – دور الملاحظة – دور المغتربين والمغتربات …الخ .


• الشروط العامة لتقرير الإعانات الدورية :-
ا- أن تكون الهيئة من الجمعيات والمؤسسات الخاصة أو الجمعيةات المنشاة ومشهرة طبقاً لأحكام القانون 32 لسنة 64 وتكون ومنفذة لجميع أحكامه وشروطه .
ب- أن تتاكد أجهزة الوزارة عن طريق التفتيش المالى والاجتماعى من تحقيق الهيئة لأغراضها التى نصت عليها لائحتها ( لائحة النظام الأساسى ولائحة النظام الداخلى ) مع ضرورة أنتظام حساباتها الختامية ودقة أعمالها المالية وحسن سير أنظمتها المالية طبقا للقانون 32 لسنة 64 ولائحتها التنفيذية والتعليمات والقرارات الوزارية .
ج- لا يتم تقرير إعانات للهيئات التى يقتصر نشاطها على خدمة أعضائها أو التى لم يمر على إشهارها سنة كاملة .
د- يراعى عند تقرير الإعانات بالصندوق المركزى بالوزارة أولويات الخدمات بالمحافظة ومدى حاجة البيئة لهذه الخدمة وتكلفتها ومدى استجابة الهيئة لتوجيهات وتعليمات المديرية التابعة لها.
هـ- تقدر اإعانات بحد أقصى 75% من إجمالى مصروفات العام السابق .
و- تقوم مديريات الشئون الاجتماعية باعداد مذكرة تفصيلية تتضمن الاتى : .
- أغراض الجمعية ونشاطها الفعلى عن أخر سنة مالية وعدد المستفيدين من كل نشاط .
- تاريخ اعتماد لائحه الجمعية &&&&&&&.
- قيمة الإعانات .
- بيان إيرادات ومصروفات أخر سنة مالية وأرصدتها النقدية .
- نتيجة التفتيش المالى والاجتماعى عن أخر سنة مالية .
- مبررات أقتراح منح الجمعية الإعانة او زيادتها .
ز- يتم إرسال المذكرة للصندوق الفرعى للإعانات للعرض عليه مرفق بها صورة من الحسابات الختامية من أخر سنة مالية والميزانية بعد التأشير عليها بما يفيد المراجعة ومشروع ميزانية العام القادم وتعرض عليه .
ح- بعد موافقة الصندوق الفرعى للإعانات ترسل جميع الأوراق للإدارة العامة للجمعيات بالوزارة لفحصها واتخاذ إجراءات عرضها على الصندوق المركزى.
ط – يجوز تقرير إعانة قدرها 100 % من مصروفات العام الماضى لمواجهة نشاط معين تقرره الوزارة أو توافق عليه .
• إجراءات صرف الإعانات :-
أ – يجب على الجمعية إرسال اصل صورة من الحساب الختامى والميزانية العمومية بعد اعتمادها والموافقة عليها من الجمعية العمومية لها ومرفقا بها صورة من كشوف الجرد السنوى وهذا الموازنة التقديرية للعام الفدقادم من محضر اجتماع الجمعية العمومية .
ب – لا تصرف الإعانة الدورية إذا كان لدى الجمعية رصيد نقدى يزيد عن ضعف مصروفاتها للسنة المالية تصرف الإعانة على أساسها .
ج – يجوز صرف 25% من الإعانة فى حالة تعذر الجمعية إعداد حساباتها الختامية وثبت للجهة الإدارية احتياجها للإعانات ويتم الصرف بموجب موافقة رئيس مجلس إدارة الصندوق الفرعى .
هـ – يتم صرف 75% من الإعانة بعد إجراء التفتيش المالى والاجتماعى وورود الحسابات الختامية السابق الإشارة إليها بموجب موافقة رئيس إدارة الصندوق الفرعى .
و – لا يتم صرف قيمة ال 25 % الأخرة إلا بعد موافقة الجهاز المركزى للمحاسبات على الصرف .
1- الإعانات الغير دورية من الصندوق المركزى :.
هى إعانات يتم صرفها بناء على طلب الجمعية ولأسباب معينة وذلك بعد استيفاء المستندات الميزانية لكل منها وهى :-
• إعانة إنشائية .
• إعانة تأثيثية &&&.
• إعانة أستثنائية .


 الأوراق المطلوبة لصرف الإعانة الإنشائية :-
أ – أن يكون المشروع المنفذ مطابقا لأغراض الجمعية الواردة بلائحة نظامها الأساسى وميدان عملها ولا تمنح هذه الإعانة لمجرد إنشاء مفر فقط أو لبناء مشروع تدخل فى اختصاص وزارات أخرى غير وزارة الشئون الاجتماعية .
ب – يجب على الجمعيات تدبير 50% من إجمالى التكاليف ويجوز إعفائها من هذه الشروط إذا كان تنفيذ المشروع تم بناء على توجيهات وزارة الشئون وتأكدت أهمية وحاجة البيئة إليه مع عدم قدرة الجمعية على المساهمة المطلوبة.
ج – ضرورة الحصول الجمعية على رخصة البناء من الجهات المختصة أو ما يفيد الأعفاء منها.
د- تقدم الجمعية الرسم الهندسى والمقايسة الخاصة بتكاليف المشروع بعد أعتمادها من مديرية الأسكان أو مهندس نقابى وتكون مختومة بختم شعار الدولة .
هـ- يرفق تعهد كتابى موقع عليه من مجلس إدارة الجمعية بصرف الإعانة خلال عام من تاريخ استلام الشيك الخاص بها .
و- يجب على الجمعية فتح حساب مستقل للإنشاءات ز
ز- يتم إرفاق مستندات ملكية الأرض ( عقد الشراء أو قرار تخصيص مختوم من المحافظ .


 الأوراق المطلوبة لصرف الإعانة التأثيثية :-
أ‌- أن تدبر الجمعية 50% من إجمالى ثمن الأثاث المطلوب .
ب‌- أن يرفق كشف بيان الأثاث المطلوب وقيمته معتمد من مسئول الجمعية ز
ج- أن ترفق بالمستندات تعهد كتابى تصرف قيمة الإعانة على شراء الأثاث المطلوب خلال مدة ستة أشهر من تاريخ استلام الجمعية لشيك الإعانة .


 الأوراق المطلوبة لصرف الإعانة الاستثنائية:-
• يجب أن يوضح بطلب الجمعية أسباب طلب الإعانة وهى اما المواجهة الطارئة فى ايراداتها أو استيراد الديون المستحقة عليها بسبب تعاملاتها مع الغير او التوسع فى نشاط الجمعية او مواجهة ظروف او خدمات أضيفت إلى نشاطها بشروط موافقة المديرية على هذا التوسع أو تعويض الجمعية عما *** قد أنفقته من المصروفات على المشروعات كلفت بعمالها من قبل وزارة الشئون الأجتماعية


 شروط عامة :-
• فى جميع الأحوال السابقة يجب على الجمعية ان تكون منتظمة فى أرسال حساباتها الختامية ويرفق مع المستندات السابقة الأشارة اليها صورة حساب ختامى أخر السنة المالية .
• براعى أن يرفق مع كشف الحساب الختامي كشف حساب البنك لجميع انشطة الجمعية موضحاً ارصدة الجمعية حتى تاريخه .
• يضاف لأوراق طلب جميع الإعانات السابقة محضر مجلس الأدارة بالموافقة على طلب الإعانة.


ج‌- المنح الممنوحة لجمعيات من الهيئات الأجنبية .


 الإجراءات التى يجب على المسئؤلين بالجمعية أتخاذها فى حالة رغبة بعض الهيئات الأجنبية التعامل معها وأبرام أتفاقية عمل معها :-
1- يجب على مجلس ادارة الجمعية أخطار الشئون الأجتماعية كتابه بشأن الأتصال بالهيئات المانحة طبقاً لتعليمات وزارة الشئون الأجتماعية مع أرفاق صورة من المقترح المطلوب تمويله .
2- عند ورود موافقة الجهة الإدارية بالعمال مع هذه الهيئة الأحنبية تيم أخطار المديرية أولا باول بكل أجتماعات مسئولين بالجمعية وما يدور بها من مناقشات أو قرارات لمجلس أدارتها لاطلاع المسئولين بالمديرية على التطورات وخطوات التعامل مع هذه الهيئة .
3- عند عقد اتفاقية بين الهيئة والجمعية وبحضور المسئولين بالمديرية تلتزم الجمعية بكل البنود الصادرة بالاتفاقية ولا يمكنها تغير اى بند فيها الا بعد الرجوع للمديرية .
4- يتم فتح حساب مستقل لحساب الجمعية بالبنك الذى تودع فيه الأموال الخاصة بالنشاطات طبقاً للاتفاقية المبرمة بين الجمعية والهيئة ويتم تصوير حسابات ختامية فرعية فى نهاية كل عام لهذا النشاط .


سادسا المساهمات العينية


المساهمة العينية هى كل ما يقدم للوحدة من أصول وخامات ومجهودات و لم يقابلها مبلغ مالي مثل (الأجهزه والأثاث والمنشآت والسيارات )
1. يتم إدراج المساهمة العينية كإيرادات عند تقديمها بشكل فعلى لخدمة الوحده وتوافر المستندات الدالة على تقديمها وبالتالى يتم تثمين هذه المساهمات لتحديد قيمة مالية لها وإضافة قيمتها بالأرصده المخزنيه وتطبق عليها كافة المستندات المخزنيه .
2. تظهر المساهمات العينية فى دفتر المصروفات والإيرادات تحت بند الصرف المناسب مع توضيح أن المبلغ يمثل مساهمة عينية وفى حالة تعذر ذلك يتم إدراج المساهمات العينية فى دفتر مستقل .
3. يتم تثمين المساهمات العينية من خلال لجنة تثمين تقوم بإعداد محضر مفصل يوضح بنود المساهمة المقدمة والمعايير التى تم التثمين على أساسها . ولا يكون المحضر عباره عن رقم إجمالى دون أى تفاصيل .
4. تتكون لجنة التثمين من
• رئيس مجلس إدارة الجمعية / المدير التنفيذى
• عضو مالى أمين الصندوق / المحاسب
• 2 من أعضاء الجمعية
• عضو فنى لهو خبرة فى الشئ موضع التقيم
• عضو من الجهة الحكومية ( إذا كانت المساهمة العينية مقدمة من الحكومة )


أ- معايير تثمين المساهمة العينية
أى خدمة أو سلعة مقدمة إلى الجمعية على هيئة مساهمة عينية يمكن تثمينها بإحدى الأساليب التاليه.
• القيمة الحالية للمساهمة المقدمة : أى ما سأحصل عليه من مبلغ نقدى إذا قمت ببيع الأصل المقدم حسب السعر الحالى للسوق .
• تكلفة الفرصة البديلة : ما كنت سأدفعه نقدا للحصول على السلعة أو الخدمة المقدمة فى صورة مساهمة عينية.
• الفئات الثابتة والمحددة فى لوائح الجمعية : كبدلات السفر والانتقال وبدل حضور الجلسات تحسب وفقا للائحة.


ب – أنواع المساهمات العينية :
1. مساهمات حكومية وهى توفر أحد الجهات الحكومية بعض عناصر المشروع دون مقابل مادى (قطعة أرض مبيدات حشرية )
2. مساهمات المجتمع : وهى كل ما يوفره المجتمع دون مقابل لخدمة المشروع (قاعة لالقاء عناصر بعض الخدمات خدمات مقدمة على شكل مجهودات بشرية … الخ )


ج – التسجيل فى الدفاتر للمساهمات العينيه :


1. يجب تثمين المساهمة العينية وإدراجها فى الدفاتر والتقارير وعند تقديمها بشكل فعلى لخدمة الجمعية لا عند التنبؤ بأنها ستُقدم فى المستقبل ومثال ذلك :-
• أصول : تثمن عند إستلامها واستعمالها فى الجمعية .
• خامات : تثمن عند استلامها بشكل فعلى .
• خدمات : تثمن بعد قيام احد أفراد المجتمع بتقديم الخدمة.


2. يلاحظ أن أى مهمات أو أصول وخامات تم شراؤها فعليا من قبل الجمعية لا تمثل مساهمة عينية بل تمثل مساهمة نقدية تباعا ويجب توافر المستندات الدالة على الشراء أو تقديم الخدمة ولايتم ادراج مثل هذه المساهمات فى محاضر تثمين.


3. محضر التثمين لا يمثل المستند الوحيد لتقديم المساهمة العينية فهناك مستندات أخرى مكملة للمحضر بل أهم من محضر التثمين فى بعض الأحوال ومثال ذلك :-
• أثاث وأصول : أذون الإضافة للمخزن .
• إيجار مقر : عقد الإيجار
• خامات أذون الإضافة المخزنية وأذون الصرف المخزنية للمواد التى استخدمت ويستعاض عنها بكشف توزيع الخامات موقع بالاستلام من كل مستفيد + المحضر الفنى بانتهاء وتسليم الاعمال .